Magento PIM: houd de webshop snel en de productdata ergens anders

Magento (inmiddels Adobe Commerce, met Magento Open Source als gratis editie) kan productdata opslaan, maar het is niet de plek waar die data gemaakt moet worden. Magento is gebouwd om te verkopen: prijzen, winkelwagen, checkout, acties en een snelle catalogus aan de voorkant. Een PIM is gebouwd om productinformatie te verzamelen, te verrijken, te controleren en goed te keuren. Zodra je via meer dan één kanaal verkoopt of meer dan een paar duizend SKU's beheert, is de praktische opzet een PIM dat het productrecord bezit en een Magento dat daar een afgewerkte versie van ontvangt.

Dat is de stelling van dit artikel. De rest legt uit waarom die verdeling werkt, wat waar hoort en hoe je het opzet zonder een tweede rommel te maken.

Waarom Magento tekortschiet als centrale plek voor productdata

Met attribuutsets en store views kan Magento één webshop goed aan. Het wordt lastig zodra hetzelfde product op meerdere plekken moet staan, elk met eigen eisen.

• Eén shop, veel kanalen. Amazon, bol, een B2B-portaal en een gedrukte catalogus willen allemaal andere attributen, lengtes en formaten. Magento houdt één versie per store view bij, dus teams gaan de kanaalversies in spreadsheets bijhouden.
• Geen echte verrijkingsworkflow. In Magento kan een beheerder een product aanpassen. Het stuurt een nieuwe SKU niet van leveranciersdata naar copywriter, vertaler en goedkeurder, en het houdt een onvolledig product niet tegen.
• Druk op de performance. Elk extra attribuut en elke extra taal maakt de catalogusdatabase zwaarder, terwijl die ook je bezoekers bedient. Zware productdata en een snelle webshop trekken elk een andere kant op.
• Leveranciers kunnen nergens terecht. Leveranciersbestanden komen per mail binnen en belanden in importscripts. Niemand is eigenaar van de mapping, dus fouten verschijnen pas op de productpagina.

De symptomen zijn bekend: productgegevens die per kanaal verschillen, updates die handwerk vragen en geen enkel overzicht van wat compleet is.

Wat een PIM naast Magento toevoegt

Een PIM, voluit product information management, is het systeem waarin productdata wordt verzameld, verrijkt en goedgekeurd voordat die ergens heen gaat. Ons artikel Wat is product information management (PIM)? beschrijft de volledige reikwijdte. Lees dat eerst als je team nog twijfelt of je er überhaupt een nodig hebt.

Met een PIM verdelen de rollen zich helder:

• Het PIM bezit het productrecord. Attributen, omschrijvingen, vertalingen, beelden en relaties staan daar, met volledigheidsregels per kanaal.
• Magento doet de verkoop. Het ontvangt het goedgekeurde product, voegt prijs en voorraad toe uit je ERP of ordersysteem en draait de webshop.
• Andere kanalen krijgen hun eigen export. Marktplaatsen en partners ontvangen feeds uit het PIM, afgestemd op hun eisen, zonder dat Magento eraan te pas komt.

De winst is controle. Een product komt pas in Magento als het door de controles komt die jij hebt vastgelegd, en een gewijzigde omschrijving pas je één keer aan, waarna die overal doorloopt.

PIM wordt makkelijk verward met aanpalende systemen. Master data management omvat naast producten ook klanten, leveranciers en locaties. Ons artikel over waar MDM voor staat laat zien waar die bredere discipline begint. Begint je productdata bij engineering, dan legt het artikel over product data management (PDM) uit hoe technische data in het PIM terechtkomt voordat Magento die ooit ziet.

Wat waar hoort

Eén simpele regel beslecht de meeste discussies: data die het product beschrijft hoort in het PIM, data die de verkoop beschrijft hoort in Magento of het ERP.

| Data | Plek | | --- | --- | | Namen, omschrijvingen, specificaties, vertalingen | PIM | | Beelden, video's, handleidingen (of links naar een DAM) | PIM of DAM | | Categoriestructuur per kanaal | PIM, doorgezet naar Magento | | Prijs, kortingen, acties | ERP of Magento | | Voorraad | ERP of warehousesysteem | | Orders, klanten, winkelwagens | Magento |

SEO-velden zoals metatitels en URL-keys zitten in een grijs gebied. Houd ze in het PIM als één team ze voor meerdere webshops schrijft. Houd ze in Magento als alleen het webshopteam ze beheert.

Zo zet je de koppeling op

De meeste PIM-leveranciers hebben een Magento-connector, standaard of via een partner. De connector is zelden het moeilijke deel. Het moeilijke deel is het eens worden over het datamodel voordat er iets beweegt.

• Breng eerst de attribuutsets in kaart. Zet de Magento-attribuutsets op een rij en bepaal welke PIM-families ze voeden. Hier ontstaan de meeste mislukte imports.
• Bepaal per veld de richting. Elk veld stroomt één kant op. Twee systemen die dezelfde omschrijving bewerken, overschrijven elkaar binnen een week.
• Begin met één categorie. Laat één productfamilie het hele traject doorlopen, inclusief vertalingen en beelden, voordat je de volledige catalogus migreert.
• Wijs een eigenaar aan. Benoem per productcategorie iemand die bepaalt wanneer data compleet is. Zonder die persoon wordt het PIM gewoon een tweede plek waar data veroudert.
• Automatiseer de synchronisatie en houd die in de gaten. Geplande of event-gestuurde updates halen het handwerk weg, maar stel meldingen in voor mislukte exports zodat fouten niet ongemerkt blijven liggen.

Vergelijk je ook webshopplatforms, dan past onze vergelijking van PIM-oplossingen voor Shopify dezelfde logica toe op een ander platform. De meeste selectiepunten gelden ook voor Magento.

Wanneer je nog geen PIM nodig hebt

Eén Magento-shop met een paar honderd producten, één taal en één team kan prima met alleen Magento. Schone attribuutsets en een gedisciplineerd importproces brengen je een heel eind. Het kantelpunt komt meestal met het tweede kanaal, de tweede taal of de eerste leverancier die data aanlevert in een formaat dat je niet direct kunt importeren. Gelden twee van die drie, begin dan het gesprek over een PIM.

Er zit een echte afweging in. Een PIM brengt licentiekosten, een koppeling om te onderhouden en een nieuwe tool die je team moet leren. Wat het weghaalt, zijn de verborgen kosten van dezelfde productfout op vier plekken herstellen, en die kosten groeien met elk kanaal dat je toevoegt.