PIM en marktplaatsen: zo koppel je en blijven listings geaccepteerd

Verkopen op Amazon, bol, Zalando of een nichemarktplaats lijkt een verkoopbeslissing. In de praktijk is het een databeslissing. Retailers wegen eigen voorraad af tegen externe verkopers. Groothandels krijgen te maken met regionale exclusiviteit en met levering en klantenservice die ze niet eerder deden. Merken moeten het kanaal inpassen naast de online en offline kanalen die ze al hebben. Deze gids blijft bij de koppeling en bij de productinformatie die erachteraan moet.

Wat een marktplaats van je productdata vraagt

Productinformatie is één van de stromen die je nodig hebt om te verkopen. Je kunt elke stroom met de hand draaien, met CSV- of Excel-uploads of aanpassingen in een sellerportal. Of automatisch, van elk uur een FTP-upload tot bijna directe API-aanroepen. Beide werken. Bepaal per stroom of automatisering zich terugbetaalt.

• Productinformatie: beelden, beschrijvingen, attributen. Stuur een wijziging tegelijk naar je website, de marktplaatsen en advertenties, zodat de kanalen gelijk blijven.
• Voorraad en prijs: voorraad verandert snel, prijs iets minder. Automatiseer dit als eerste. Een artikel aanbieden dat je niet kunt leveren geeft ontevreden klanten en gemiste verkopen, en kan je account kosten.
• Orderafhandeling: een binnenkomende order moet als verzonden worden gemarkeerd, vaak met track and trace. Retouren vragen nog veel handwerk, dus volledige automatisering is daar minder belangrijk. Verstuur orders zo snel mogelijk.

De PIM zit in het midden. Hij neemt het operationele record uit het ERP en andere bronnen, verrijkt het, koppelt het aan de categorieën en attributen van elk kanaal en publiceert het. Prijs en voorraad blijven meestal in het ERP. Productcontent blijft in de PIM. Waar die grens ligt, lees je in waar ERP stopt en PIM begint.

Drie manieren om een PIM aan marktplaatsen te koppelen

De keuze hangt af van hoe de organisatie nu werkt en wat ze later wil draaien. De meeste opstellingen komen in een van deze drie uit.

Handmatige koppelingen

De meeste marktplaatsen accepteren nog een handmatige uitwisseling: CSV- of Excel-bestanden heen en weer, of aanpassingen in een webportal. Je kunt dezelfde dag beginnen, je blijft flexibel en de meeste systemen die je al hebt kunnen een bestand exporteren.

Het wordt duur in arbeid. Sommige marktplaatsen staan handmatige wijzigingen helemaal niet toe. Het werk groeit met de catalogus mee, en de fouten ook. Een listing alleen bij de productlancering bijwerken klinkt beheersbaar, tot hetzelfde product ook op een B2B-site, een B2C-shop en een marktplaats staat. Elke wijziging moet dan op elke plek, en in de interne productdatabase.

PIM-connectors en maatwerk

De PIM kan de marktplaatskoppeling zelf beheren. Productdata blijft dicht bij de bron en de mapping kan jouw catalogus volgen. Sommige PIM-systemen leveren marktplaatsintegraties mee. Andere vragen zwaar maatwerk, dus controleer dit tijdens de selectie. In de gids voor PIM-selectie zie je waar je het in de eisen zet.

Die controle betaal je met tijd, of met budget als een partner de connectors bouwt. Zulke koppelingen dekken meestal productinformatie, soms voorraad en prijs. Orderafhandeling blijft er meestal buiten.

Syndicators en aggregators

Een syndicator zit tussen je catalogus en de kanalen. ChannelEngine, ProductFlow en Channable zijn gebouwd voor die uitvoerstap. Je koppelt interne productdata aan de plekken waar je verkoopt, van Google Shopping tot Amazon, en zij houden de catalogus actueel.

Ze vangen wijzigingen van marktplaatsen op. Categorieën en hiërarchieën veranderen vaak, en iemand moet de feed werkend houden. Hun regels kunnen velden vullen, velden combineren en berekeningen uitvoeren, zodat je dezelfde marges in verschillende landen kunt aanhouden of verschillende collecties op verschillende marktplaatsen kunt publiceren.

Ze rekenen een vergoeding, en een correcte inrichting kost nog steeds echt tijd. Die inrichting verdient zich terug als voorraadupdates en orderafhandeling via dezelfde koppeling lopen. Onze gids over de ChannelEngine-integratie legt uit hoe PIM en integrator het werk verdelen.

Hoe kies je

• Kies handmatig als je op één of twee marktplaatsen verkoopt met een stabiel assortiment, of als je een kanaal wilt testen voordat je investeert.
• Kies PIM-connectors als je PIM de marktplaatsen die je nodig hebt al meelevert en productinformatie de hoofdstroom is.
• Kies een syndicator als je op meerdere marktplaatsen verkoopt en voorraad, prijs en orders via dezelfde koppeling als de content moeten lopen.
• Combineer ze als de PIM de content beheert en een syndicator de levering. Dit is de gebruikelijkste opstelling voor groeiende catalogi.

Is je hoofdkanaal een Shopify-winkel, kijk dan naar de beste PIM-oplossingen voor Shopify voor de winkelkant van dezelfde vraag.

Voordelen van een PIM voor marktplaatsen

Het belangrijkste voordeel is minder afgewezen en zwakke listings. Met een PIM corrigeer je productdata één keer, toets je die aan de regels van elk kanaal voordat ze vertrekt en stuur je elke marktplaats de versie die nodig is. De rest volgt daaruit.

1. Eén bron voor elk kanaal. Een gecorrigeerde specificatie pas je één keer aan en gaat naar elke marktplaats en naar je eigen shop, in plaats van in vier sellerportals te worden bewerkt.
2. Volledigheidscontroles per kanaal. Jij bepaalt welke attributen elke marktplaats vraagt, en de PIM toont welke producten voor welk kanaal nog niet klaar zijn. Een afwijzingsrapport wordt een werklijst waar je vóór publicatie mee aan de slag kunt.
3. Validatie bij invoer. Regels voor formaten, eenheden, toegestane waarden en verplichte velden vangen fouten op bij invoer, niet pas wanneer een marktplaats afwijst. Daar zit het grootste deel van de besparing, omdat handmatige correcties in spreadsheets traag zijn en steeds terugkomen.
4. Snellere lanceringen. Een nieuwe SKU voer je één keer in, verrijk je via een workflow en publiceer je tegelijk naar alle kanalen. Bij korte productcycli, zoals in mode of consumentenelektronica, zie je de winst in weken per seizoen.
5. Categoriemapping. Je eigen categorieboom blijft intact terwijl de PIM, of een connector die daaruit voedt, elk product aan de taxonomie van de marktplaats koppelt. Verandert een marktplaats zijn boom, dan pas je één mapping aan in plaats van honderden listings.
6. Lokalisatie. Talen en eenheden worden per product beheerd, met zichtbare vertaalstatus. Een product gaat pas naar een Duitse of Franse marktplaats als de lokale content compleet is.
7. Compliancedata op één plek. Veiligheidsinformatie, ingrediëntenlijsten, energielabels en certificaten zijn attributen zoals alle andere. In de PIM met een audittrail zie je waar een waarde vandaan komt en wie hem wijzigde. Zie verpakkingscompliance en productdata en het digitaal productpaspoort.
8. Schalen zonder extra mensen. Een spreadsheetproces dat werkt voor 500 SKU's en twee kanalen loopt vast bij 5.000 SKU's en vijf kanalen. Families, overerving en bulkbewerking vangen die groei op met hetzelfde team.
9. Een schone overdracht aan integratietools. Syndicators verspreiden data maar verbeteren die niet. De PIM beheert de productcontent, de syndicator de levering, voorraad en orders.
10. Koppeling met het ERP. Via API's en standaardconnectors haalt een PIM basisdata uit het ERP en geeft hij afgewerkte content door aan marktplaatsen en webshops. Elk veld stroomt één kant op.

Voor de datakwaliteitskant lees je productdatakwaliteit en governance. Voor de bredere lijst van wat een PIM doet, zie PIM-functies en -mogelijkheden.

Listingklaar worden: een korte reeks stappen

1. Lees het afwijzingsrapport

   Exporteer het van je grootste marktplaats en groepeer de fouten naar oorzaak. Zijn de meeste ontbrekende of inconsistente attributen, dan lost een PIM precies dat probleem op. Dit controleren kost niets.

2. Zet de verplichte attributen per marktplaats op een rij

   Noteer de verplichte velden, toegestane waarden en beeldregels per kanaal. Dit wordt de set volledigheidsregels in de PIM.

3. Geef elk attribuut een eigenaar

   Bepaal wie wat beheert: het ERP voor prijs en voorraad, de PIM voor content, leveranciers voor hun eigen specificaties. Wijs per productcategorie een eigenaar aan.

4. Koppel jouw categorieën aan die van hen

   Houd je eigen boom en koppel die één keer aan de taxonomie van elke marktplaats. Loop de mapping opnieuw door als een marktplaats zijn categorieën wijzigt.

5. Kies de koppeling en automatiseer voorraad en prijs eerst

   Kies handmatig, connector of syndicator aan de hand van de richtlijnen hierboven. Automatiseer voorraad en prijs vóór de content, want een listing die je niet kunt leveren kost het meest.

6. Test per kanaal en monitor daarna

   Laat een klein assortiment door elke marktplaats lopen, controleer hoe de listings eruitzien en volg het afwijzingspercentage na go-live. Voeg kanalen één voor één toe.

Grensoverschrijdend verkopen

Over de grens verkopen is makkelijker te starten dan vroeger. Het succesvol en schaalbaar houden is het lastige deel. Je beheert meerdere talen en valuta's en houdt één productcatalogus actueel op interne en externe platformen. Sommige landen blokkeren bovendien producten die ze te gevaarlijk vinden.

In de round tables over cross-border commerce die we organiseerden, kwamen een paar punten steeds terug:

• Begin bij de catalogus, niet bij de landenlijst. Eén masterrecord met daarvan afgeleide lokale versies blijft beheersbaar. Een aparte catalogus per land niet.
• Talen en valuta's vermenigvuldigen het werk. De vertaalstatus per product en per taal moet zichtbaar zijn, en valuta's veranderen dagelijks of wekelijks, afhankelijk van de markt.
• Productbeperkingen verschillen per land. Controleer wat elk bestemmingsland toestaat voordat je een product aanbiedt.
• Efficiëntie heeft een grens. Een proces dat werkt is meer waard dan een perfect proces dat tijd verspilt, en een PIM-project over culturen heen heeft gedeelde definities nodig voordat het meer tooling nodig heeft.

Een PIM helpt door de lokale content en de volledigheidscheck per markt vast te houden, zodat een product pas in een land live gaat als het daar klaar is.

Productinformatie en klantbeleving

Een winkelervaring bestaat grotendeels uit de productinformatie die een klant bij elke stap tegenkomt. Elk contactpunt heeft een eigen diepgang nodig, geen dump van het volledige record. Een socialcampagne met één productclaim heeft de lange beschrijving niet nodig. Een koper die specificaties vergelijkt wel.

Zodra die behoeften zijn opgeschreven, kan het PIM-datamodel ze bevatten: een andere beschrijvende tekst per kanaal of doelgroep, en een besluit over welke attributen waar verschijnen. Dan krijg je dezelfde feiten in elk kanaal, boodschappen die bij het publiek passen en updates zonder herschrijving per kanaal. Eén terminologie verbetert ook het zoeken, en een beschrijving die past bij het product dat de klant bedoelde te kopen is hetzelfde mechanisme dat retouren verlaagt. Marktplaatsen zijn één contactpunt méér op die kaart.

Tweedehands en trends op marktplaatsen

Tweedehands goederen groeien online. Volgens Digital Commerce 360 groeiden online verkopers van gebruikte goederen hun webomzet in 2023 met 8,0%, tegenover 6,9% voor de Top 1000 retailers van die bron. Tweedehandsverkopers waren 7,9% van die Top 1000, met de hoogste concentratie in consumentenelektronica en hobbyartikelen.

Voor productdata verandert dat het model. Een gebruikt artikel is geen nieuwe SKU met een vaste specificatie. De staat varieert, de hoeveelheid bekende informatie varieert, en de koper moet beide kunnen zien. Voeg staat, herkomst en een kwaliteitsgraad toe als attributen voordat je tweedehands goederen naast nieuwe aanbiedt.

Waar dit past

Marktplaatsen zijn één van de uitvoerkanalen van een PIM. Hetzelfde record voedt je shop, partners en print. Weet je nog niet of je spreadsheets bent ontgroeid, begin dan met wat product information management is. Weeg je leveranciers voor retail af, zie dan de beste PIM-oplossingen voor retail. Is je front end headless of composable, lees dan headless en composable commerce met een PIM. Voor de planning van de uitrol gebruik je de PIM-implementatiegids.

Hoe je verder gaat

Beide tools zijn gratis en onafhankelijk van welke vendor dan ook.

Twijfel je of je een PIM nodig hebt?

Een korte check die laat zien of een dedicated PIM je catalogus helpt, of dat spreadsheets en ERP het nog prima doen.

Check of een PIM past

Klaar om vendors te vergelijken?

Beantwoord vragen over je schaal, sector en harde eisen en krijg een gerangschikte shortlist.

Stel mijn vendor-shortlist samen