PIM-Experten beauftragen: Welche Rolle Sie wann brauchen

Holen Sie sich PIM-Expertise für die Aufgabe, die Sie nicht selbst erledigen können, und nur so lange, wie Sie es nicht können. In den meisten Projekten heißt das: ein Berater vor dem Kauf, ein Implementierungsspezialist während des Aufbaus und danach dauerhaft ein interner Verantwortlicher. Unternehmen, die die erste Rolle auslassen, kaufen das falsche System. Unternehmen, die die letzte auslassen, haben am Ende ein gut gebautes PIM, das sich langsam mit schlechten Daten füllt.

Die Software ist selten der Grund, warum ein PIM-Projekt enttäuscht. Die üblichen Gründe sind ein Datenmodell, das niemand durchdacht hat, ein Workflow, dem niemand folgt, und eine Integration, die niemand pflegt. Jedes davon ist ein Personalproblem, und jedes braucht eine andere Art von Experten.

Die drei Rollen, auf die es ankommt

„PIM-Experte“ umfasst sehr unterschiedliche Aufgaben. Wer sie verwechselt, bezahlt am Ende einen Strategen für das Mapping von Attributen oder lässt einen Entwickler über Governance entscheiden.

• PIM-Berater. Arbeitet vor und rund um den Kauf. Erfasst Ihre aktuellen Produktdatenflüsse, schreibt Anforderungen, erstellt eine Shortlist und führt die Anbieterauswahl durch. Ein guter Berater ist anbieterneutral und sagt Ihnen, wenn Sie noch kein PIM brauchen.
• Implementierungsspezialist. Baut das System. Entwirft das Datenmodell, konfiguriert Produktfamilien und Attribute, richtet Workflows und Validierungsregeln ein und verbindet das PIM mit Ihrem ERP, Onlineshop und Ihren Kanälen. Kommt meist vom Anbieter oder einem zertifizierten Partner.
• Product Data Owner. Betreibt das PIM nach dem Go-live. Entscheidet, wann Daten vollständig sind, pflegt die Regeln, nimmt Lieferanten auf und hält die Taxonomie in Form. Diese Rolle gehört ins eigene Unternehmen, auch wenn Sie mit externer Hilfe beginnen.

Data Governance zieht sich durch alle drei Rollen. Jemand muss entscheiden, wer welche Attribute ändern darf, welche Prüfungen ein Produkt bestehen muss und wer freigibt. Unser Artikel über die Kraft der Governance im Product Information Management erklärt, wie Sie diese Regeln so aufsetzen, dass sie die erste Hochsaison überstehen.

Was jede Rolle liefern sollte

Beurteilen Sie Experten nach konkreten Ergebnissen, nicht nach Stunden.

• Vom Berater: eine Übersicht des Ist-Zustands, woher Produktdaten kommen und wohin sie gehen, eine schriftliche, nach Priorität geordnete Anforderungsliste, eine begründete Shortlist mit drei oder vier Anbietern und geskriptete Demo-Szenarien, um sie mit Ihren eigenen Daten zu testen.
• Vom Implementierungsspezialisten: ein dokumentiertes Datenmodell, funktionierende Importe und Exporte für jeden Kanal, Validierungsregeln, die unvollständige Produkte blockieren, und eine Übergabe, die Ihr eigenes Team pflegen kann, ohne für jede Änderung den Partner anzurufen.
• Vom Data Owner: Vollständigkeitswerte pro Kanal, eine Routine für das Lieferanten-Onboarding und ein Backlog an Datenkorrekturen, das tatsächlich schrumpft.

Kann ein Berater in den ersten Wochen keine priorisierte Anforderungsliste vorlegen oder ein Implementierer Ihnen das Datenmodell nicht auf Papier zeigen, bevor er konfiguriert, sollten Sie das als Warnsignal werten.

Wann Sie sie hinzuziehen

Das Timing ist wichtiger als das Talent. Die teuersten Fehler passieren, bevor überhaupt jemand beauftragt ist.

• Vor der Auswahl. Holen Sie einen Berater, wenn Sie wissen, dass Produktdaten Sie bremsen, aber noch nicht sagen können, warum. Unser Leitfaden, wie Sie das richtige PIM auswählen, führt durch den gesamten Prozess und zeigt, wo externe Hilfe am meisten Zeit spart.
• Während der Implementierung. Der Anbieter oder Partner leitet den Aufbau, aber setzen Sie in jede Arbeitssitzung eine interne Person. Diese Person wird Ihr Data Owner.
• Nach dem Go-live. Reduzieren Sie externe Hilfe auf einen Supportvertrag und eine vierteljährliche Überprüfung. Brauchen Sie den Partner nach sechs Monaten noch für Routineänderungen, ist die Übergabe gescheitert.

Planen Sie von Anfang an Budget für alle drei Phasen ein. Lizenzen sind nur ein Teil der Rechnung, und unser Vergleich der PIM-Kosten vom Einstieg bis zum Enterprise-Segment nennt neben der Software realistische Spannen für Implementierung und Dienstleistungen.

Was Sie vor der Beauftragung fragen sollten

Erfahrung in Ihrer Branche zählt mehr als PIM-Erfahrung im Allgemeinen. Ein Hersteller mit technischen Attributen und ETIM-Klassen hat andere Probleme als ein Modehändler mit Größen, Farben und Saisons. Fragen Sie jeden Kandidaten nach vier Dingen:

• Vergleichbare Projekte. Fragen Sie, welche Projekte wie Ihres sie umgesetzt haben. Bitten Sie um eines, das schiefgegangen ist, und fragen Sie, was sie danach geändert haben.
• Bindungen an Anbieter. Fragen Sie, mit welchen Anbietern sie arbeiten. Ein Berater mit Wiederverkäufervertrag kann trotzdem gut sein, aber Sie sollten davon wissen.
• Das tatsächliche Team. Fragen Sie, wer die Arbeit macht. Die Senior-Person im Pitch ist nicht immer die Person im Projekt.
• Eigentum. Dokumentation, Datenmodell und Integrationscode sollten Ihnen gehören.

Die branchenspezifischen Vergleiche eignen sich gut, um das Wissen eines Kandidaten zu prüfen. Wenn Sie in der Fertigung tätig sind, listen unsere Top 10 PIM-Lösungen für die Fertigung die Anbieter auf, die ein Experte in Ihrem Bereich gut kennen und ohne Notizen vergleichen können sollte.

Der Zielkonflikt

Externe Experten kosten pro Tag mehr als internes Personal und nehmen ihr Wissen mit, wenn sie gehen. Nur intern einzustellen ist langsamer und birgt das Risiko, Fehler zu wiederholen, die andere schon vor Jahren gemacht haben. Die Balance, die in den meisten mittelständischen Unternehmen funktioniert: Expertise für Auswahl und Aufbau einkaufen und die Verantwortung intern aufbauen. Schreiben Sie diese Absicht in den Vertrag: Jede externe Rolle sollte ein benanntes internes Gegenüber haben, das übernimmt.