Wer braucht ein PIM-System?

Sie brauchen ein PIM, wenn die Produkte, die Arbeitsweise des Unternehmens oder beides zu vielfältig sind, als dass eine Tabelle der führende Datensatz bleiben könnte. Dieser Leitfaden nennt die Anzeichen, die für ein PIM sprechen, die Fälle, in denen es noch zu früh ist, einen nüchternen Vergleich mit Excel und das, was Einsteiger erwarten dürfen. Für einen schnellen Check Ihrer eigenen Situation nutzen Sie den kostenlosen Test am Ende.

Anzeichen, dass Sie ein PIM brauchen

Drei oder mehr davon sind Grund genug, sich damit zu befassen. Sie gelten für kleine wie für große Unternehmen.

1. Ihre Master-Tabelle hat einen Gatekeeper. Eine Kollegin oder ein Kollege weiß, welches Blatt aktuell ist. Ist diese Person im Urlaub, stocken die Produktaktualisierungen.
2. Kanäle zeigen unterschiedliche Informationen. Onlineshop, Marktplatz und gedruckte Preisliste weichen bei Maßen, Materialien oder Namen voneinander ab, und Kunden bemerken es vor Ihnen.
3. Neue Produkte warten auf Inhalte. Die Ware liegt im Lager, aber das Listing ist nicht live, weil Beschreibungen, Bilder oder Übersetzungen noch per E-Mail gesammelt werden.
4. Dieselbe Korrektur wird mehrfach gemacht. Ein falsches Gewicht wird im ERP korrigiert, dann im Onlineshop, dann im Marktplatzportal. Jede Kopie driftet erneut auseinander.
5. Lieferantendaten kommen in jedem Format. Jeder Lieferant schickt eine andere Datei, und jemand tippt sie ab oder formt sie von Hand um.
6. Marktplätze lehnen Ihre Listings ab. Ein Kanal weist Produkte wegen fehlender Attribute zurück, und die Korrektur kostet Tage der Suche.
7. Bilder und Dokumente liegen in Ordnern. Fotos, Handbücher und Zertifikate verteilen sich über Netzlaufwerke, und niemand weiß sicher, welche Datei zu welcher SKU gehört.
8. Übersetzungen sind ein Nebenschauplatz. Der Verkauf in einer zweiten Sprache heißt, die Tabelle zu kopieren und zu hoffen, dass beide Versionen synchron bleiben.
9. Vorschriften fügen neue Felder hinzu. Sicherheitsdaten, Energielabel, Verpackungsangaben oder Daten für den Digitalen Produktpass müssen pro Produkt gespeichert und auf Anfrage gezeigt werden.
10. Wachstumspläne setzen mehr Kanäle voraus. Der Plan sieht einen Marktplatz, ein B2B-Portal oder ein neues Land vor, und niemand hat gefragt, wie die Produktdaten dorthin gelangen.

Hinter der Liste stehen drei Muster. Ein Produkt erscheint in vielen Shopfronten, sodass jeder Titel, Preis und jede Spezifikation mehr Stellen hat, an denen sie auseinanderlaufen. Lieferantenimporte stimmen nicht überein, sodass niemand auf die Version zeigen kann, der das Unternehmen vertraut. Und der selbstgebaute Stack, ob Tabellen oder eine von Hand gepflegte Eigenentwicklung, ist der Ort, an dem Fehler entstehen und gesucht werden.

Komplexität ist mehr als die Zahl der SKUs

Schauen Sie, wie vielfältig und wie breit das Angebot ist. Viele Merkmale wie Größe oder Farbe machen Arbeit. Das gilt auch für große Mengen digitaler Assets, häufige Sortimentswechsel und viele Lieferanten zwischen dem Beginn eines Produkts und dem fertigen Datensatz. Auch die Komplexität des Unternehmens zählt: Vorschriften, geografische Verteilung, Marken, Kanäle und Abteilungen. Ein kleines Unternehmen mit starker Individualisierung kann so schwer zu steuern sein wie ein größeres mit Standardsortiment.

Anzeichen, dass Sie noch keines brauchen

Ein PIM ist nicht die Antwort auf jede unordentliche Tabelle. Warten Sie oder klären Sie zuerst die Grundlagen, wenn die meisten dieser Punkte zutreffen:

• Ein Kanal. Ein Onlineshop kommt mit seiner eigenen Produktverwaltung aus. Ab zwei oder drei Kanälen wird es echte Arbeit, ein Produkt überall korrekt zu halten.
• Ein stabiles Sortiment. Ein jährliches Update lässt sich von Hand bewältigen. Wöchentliche Neuheiten und Saisonsortimente nicht.
• Einfache Produkte. Wenige Felder und ein Bild pro Produkt sind einfach. Dutzende technische Attribute, Größen- und Farbvarianten und drei Sprachen sind es nicht.
• Ein Bearbeiter, eine Quelle. Eine Person kann das Modell im Kopf behalten. Sobald eine zweite Person die Datei braucht, brauchen Sie einen Verantwortlichen und eine Regel, welche Kopie gilt.
• Niemand, der es verantwortet. Ein PIM ohne Verantwortlichen ist der teuerste Weg, einen unordentlichen Katalog zu halten.

Investieren Sie in diesen Fällen in eine saubere Tabellenvorlage, feste Attributdefinitionen und einen benannten Verantwortlichen. Prüfen Sie außerdem, ob das Problem überhaupt ein PIM-Problem ist: Aufträge, Bestände und Preise gehören ins ERP, siehe wo das ERP endet und das PIM beginnt.

Der Preis eines frühen Kaufs: Sie zahlen für ein System, das der Katalog noch nicht braucht. Der Preis eines späten Kaufs: Die Kanäle widersprechen sich bereits vor den Augen der Kunden, und das erste Projekt wird zur Aufräumaktion statt zum Aufbau.

PIM versus Excel

Excel ist kostenlos und lässt sich in fast jedes Layout biegen. Genau diese Freiheit ist das Problem. Mehrere Personen, die eine feste Struktur befüllen, ist umständlich, und Versionsverwaltung, Qualitätsprüfungen und Anbindungen an andere Systeme stoßen schnell an Grenzen.

Der Unterschied zeigt sich bei einem Sortiment, das sich oft ändert und mehr als einen Kanal beliefert. Das ergänzt ein PIM gegenüber einer Tabelle:

• Ein führender Datensatz. Ein Produkt wird einmal importiert, und dieser Datensatz ist die Hauptkopie.
• Regeln statt Hoffnung. Importe folgen denselben Regeln, sodass die Qualität geprüft wird und unvollständige Daten gestoppt werden, bevor sie einen Kanal erreichen.
• Überall dieselben Informationen. Jeder Kanal erhält die vollständigen, aktuellen Daten, in der richtigen Tonalität.
• Weniger Kopieren und Suchen. Der Zeitaufwand für Importe und Suche sinkt, weil Produktdaten eine Struktur haben.
• Print bleibt im Blick. InDesign kann dieselbe Quelle nutzen wie die digitalen Kanäle.
• Weniger Retouren. Stimmt die Seite mit dem Produkt überein, schicken weniger Kunden es zurück.

Ist das Budget die Grenze, zeigt Open-Source-PIM im Vergleich, was Sie ohne Lizenzgebühren erhalten und welchen Aufwand für Hosting und Entwicklung Sie stattdessen übernehmen.

Was Einsteiger erwarten dürfen

Die meisten Fehler von Einsteigern entstehen, weil der mittlere Schritt übersprungen wird: Sie brauchen jetzt Struktur und etwas später ein PIM. Ein großes System zu kaufen, bevor die Daten bereit sind, ist ebenso häufig wie Tabellen zu überdehnen, bis ein Launch scheitert.

1. Wie viele Kanäle?

   Ein Shop ist einfach. Ab zwei oder drei Kanälen ist es echte Arbeit, dasselbe Produkt überall korrekt zu halten.

2. Wie schnell ändert sich das Sortiment?

   Ein jährliches Update lässt sich von Hand bewältigen. Wöchentliche Neuheiten, Saisonsortimente und häufige Spezifikationsänderungen nicht.

3. Wie komplex ist jedes Produkt?

   Zählen Sie Attribute, Varianten, Sprachen und Assets pro Produkt.

4. Woher kommen die Daten?

   Lieferanten in gemischten Formaten oder die Entwicklung machen das Onboarding zu einer eigenen Aufgabe.

5. Sind Ihre Systeme verbunden?

   Tauschen ERP, Onlineshop und Marktplätze automatisch Daten aus, haben Sie eine Grundlage zum Aufbauen. Wird zwischen ihnen von Hand kopiert, lösen Sie das zuerst.

Sagen die meisten Antworten einfach, bleiben Sie bei einer sauberen Vorlage. Sagen zwei oder mehr komplex, starten Sie die Auswahl mit So wählen Sie das richtige PIM.

Was ein erstes PIM leisten sollte

• Ein Produktdatensatz. Alle Attribute, Texte und Assets an einem Ort, mit klaren Definitionen.
• Validierung. Regeln, die verhindern, dass unvollständige oder falsche Daten einen Kanal erreichen.
• Anbindung an das, was Sie nutzen. Ihre Shopplattform und möglichst Ihr ERP, über Standardkonnektoren. Lassen Sie sich vom Anbieter den funktionierenden Konnektor zeigen.
• Eine Oberfläche, die Ihr Team nutzen kann. Wer die Daten pflegt, ist meist nicht technisch. Lassen Sie diese Person das System vor dem Kauf testen.
• Spielraum zum Wachsen. Prüfen Sie die Grenzen bei SKUs, Nutzern, Kanälen und Sprachen und was die nächste Stufe kostet.

Die vier häufigsten Einsteigerfehler

• Die Lizenz als Budget behandeln. Implementierung, Integration, Datenmigration und Schulung sind meist die größeren Kosten. Siehe PIM-Kosten im Vergleich.
• Migration für eine Kopie halten. Tabellendaten passen selten in ein neues Datenmodell: Felder bedeuten auf jedem Blatt etwas anderes, Einheiten sind gemischt und Dubletten stecken überall. Bereinigen und mappen Sie zuerst und testen Sie mit einer Produktfamilie.
• Annehmen, dass jedes PIM sich mit allem verbindet. Die Integration hängt von den Konnektoren ab, die es für Ihren Onlineshop, Ihr ERP und Ihre Marktplätze gibt.
• Schulung und Verantwortung auslassen. Ein System, das niemand versteht, wird wie eine schicke Tabelle genutzt. Benennen Sie den Verantwortlichen und planen Sie Budget für Folgeschulungen ein.

Welcher Typ zu einem kleinen oder mittleren Unternehmen passt

• Basis-PIM. Zentrale Daten, einfache Workflows, eine Handvoll Exporte. Passt zu einem Shop mit ein oder zwei Kanälen.
• PIM für den Mittelstand. Ergänzt Datenqualitätsregeln, kanalspezifische Vollständigkeit, Lieferanten-Onboarding und mehr Konnektoren. Passt zu wachsenden Unternehmen mit mehreren Kanälen oder Sprachen.
• Enterprise-PIM. Komplexe Datenmodelle und globale Rollouts. Selten die richtige erste Wahl, weil Kosten und Konfigurationsaufwand ein kleines Team überfordern.

Wählen Sie für die nächsten zwei bis drei Jahre, nicht für heute und nicht für die Fünf-Jahres-Vision. Sie können das Projekt selbst, mit einem unabhängigen Berater oder mit dem Anbieter oder dessen Partner umsetzen. Selbst machen ist am günstigsten und unterschätzt die Integration am häufigsten. Ein Berater kostet vorab mehr und bewahrt Sie vor dem Kauf des falschen Systems. Die Hilfe des Anbieters betrifft die Software, selten Ihre Daten oder Prozesse. Zur Hosting-Entscheidung lesen Sie On-Premise oder SaaS.

Ist ein PIM ein digitaler Zwilling?

Nein. Ein PIM enthält den Datensatz, aus dem Sie verkaufen: Namen, Attribute, Assets, die Version, die ein Kanal veröffentlichen darf. Ein digitaler Zwilling, wie Grieves ihn 2002 vorschlug und die NASA ihn in einer Roadmap von 2010 benannte, ist ein Live-Modell eines physischen Objekts, das mit diesem Objekt Schritt hält, meist im Rahmen des Product Lifecycle Management. Eine Produktseite mit Gewicht, Farbe und Foto leistet das nicht. Steht in einer Präsentation „digitaler Zwilling“ über dem Screenshot einer Attributliste, fragen Sie, welches physische Objekt Daten zurückschickt und welches System das Modell verantwortet. Siehe PLM- und PIM-Integration und Produktdatenmanagement.

Woher Produktdaten kommen und warum das jetzt zählt

Die meisten Organisationen haben ihre Produktdaten nicht entworfen. Sie haben sie aus Tabellen, ERP-Systemen und Jahren von Behelfslösungen geerbt. Deshalb kommt Data Governance vor der Automatisierung: Ohne vereinbarte Definitionen, Verantwortliche und Qualitätskriterien pro Kanal beschleunigt KI die Inkonsistenz, statt sie zu verringern. Produktdatenqualität und Data Governance und KI-taugliche Produktdaten behandeln diesen nächsten Schritt.

Wie es weitergeht

Beide Tools sind kostenlos und unabhängig von jedem Anbieter.

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Ein kurzer Check, der zeigt, ob ein eigenes PIM-System Ihrem Katalog hilft oder ob Tabellen und ERP noch ausreichen.

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