Wie een PIM nodig heeft

Je hebt een PIM nodig wanneer de producten, de manier waarop het bedrijf werkt, of beide te gevarieerd zijn voor één spreadsheet als record. Geen enkele stack maakt elk bedrijf productief. PIM is één instrument daarin. Dat je ernaar kijkt, is al een teken dat het huidige bestand knelt: iemand houdt een privékopie bij, en de kanalen lopen al uit elkaar.

Hoe meer de producten en hun kenmerken uiteenlopen, en hoe meer de structuur en de processen uiteenlopen, hoe meer werk één samenhangend record kost. Zijn beide complex, dan is een beheersysteem geen vrijblijvende optie meer.

Organisaties met complexe productinformatie

Een PIM centraliseert wat de organisatie over haar producten weet, zodat mensen kunnen beslissen en publiceren vanuit één record. Dat loont zodra de productinformatie moeilijk in een spreadsheet te houden is.

Het aantal SKU's is een zwakke maat voor die complexiteit. Kijk naar de variatie en naar de breedte van het aanbod. Veel kenmerken, zoals maat of kleur, geven werk. Hetzelfde geldt voor de overige details aan een product of een categorie, zeker als er een grote set digitale assets aan hangt. Wijzigt het aanbod vaak, dan verdient een PIM zijn plek sneller. Elke extra leverancier tussen het begin van een product en het afgewerkte record is een extra plek waar de data uit elkaar kan lopen.

10 signalen dat je mkb-bedrijf een PIM nodig heeft maakt daar symptomen van die je deze week kunt nalopen: een spreadsheet met een poortwachter, kanalen die het oneens zijn, afwijzingen van marktplaatsen, beelden in een map die niemand vertrouwt. Zijn er drie al waar, dan is de complexiteit geen theorie meer.

Complexe organisaties

Leg de catalogus even weg en kijk naar het bedrijf. Complexiteit daar is een eigen reden voor een PIM. Een klein bedrijf dat zwaar maatwerk levert, kan even lastig te runnen zijn als een groter bedrijf met een standaardassortiment. Tel regelgeving, geografische spreiding, afdelingen, merken, kanalen en de IT-ondersteuning die je nodig hebt. Elk daarvan is een extra plek waar het productrecord correct moet blijven.

Een klein team voelt dit eerder, omdat dezelfde persoon de spreadsheet bezit en de rest van de week. Je eerste PIM loopt die beslissing langs, en de fouten die volgen op een overhaast ja of een overhaast nee. Het systeem moet er nog steeds een zijn die die persoon kan draaien.

Hoe je ziet dat het past

Begin bij de uren. Schat wat een PIM-project kost en zet dat naast de uren die je nu al kwijt bent om productdata op orde te houden. Zitten de huidige uren verspreid over inboxen en snelle correcties, tel ze dan op voordat je vergelijkt. Een project dat groot oogt naast het nette blad van één persoon, oogt vaak kleiner naast de verborgen week van het hele team.

Zet er kosten naast. PIM-kosten van instap tot enterprise is de bandbreedte voor licentie en implementatie, de andere helft van de vergelijking. Zeggen de uren en de kosten allebei dat de spreadsheet het heeft verloren, dan is hoe je de juiste PIM selecteert het werk van kiezen, in plaats van nog een ronde langs leverancierssites.

• Tel de bronnen. Leveranciers, ERP, shop, marktplaatsportaal, de fotomap. Twee bronnen kunnen een discipline zijn. Vijf bronnen zijn een PIM-probleem.
• Tel de kanalen die moeten overeenkomen. Eén shop kan leven op een zorgvuldig blad. Een shop plus twee marktplaatsen plus een gedrukte lijst meestal niet.
• Tel de mensen die bewerken. Eén redacteur kan het model in het hoofd houden. De dag dat een tweede persoon het bestand nodig heeft, heb je een eigenaar en een systeem nodig, of een regel voor wiens kopie wint.

De afweging van te vroeg kopen: je betaalt voor een systeem dat de catalogus nog niet nodig heeft, en niemand heeft een reden om het bij te houden. De afweging van te laat kopen: de kanalen zijn het al oneens waar klanten bij staan, en het eerste project is een opschoning in plaats van een inrichting.