Was ist eine PIM-Ausschreibung (RFP)? So gelingt die Anbieterauswahl

Die Auswahl eines PIM-Systems ist eine der größeren Technologieentscheidungen, die ein Händler, Großhändler oder Hersteller trifft, denn das System steht am Ende im Zentrum dessen, wie Produktdaten zwischen Einkauf, Marketing, Vertrieb und allen Kanälen fließen. Eine gute Wahl zentralisiert Ihre Produktdaten, reduziert Fehler und verkürzt die Zeit, bis ein Produkt am Markt ist. Eine schlechte hinterlässt ein System, das nicht passt, eine Implementierung, die sich hinzieht, und ein Budget, das immer weiter wächst. Vieles davon entscheidet sich in der Ausschreibung, denn sie bestimmt, was die Anbieter über Sie wissen, wenn sie eine Lösung und einen Preis vorschlagen.

Dieser Leitfaden erklärt, was eine PIM-Ausschreibung ist, liefert eine Checkliste mit zehn Punkten, die hineingehören, zeigt den Prozess Schritt für Schritt und erläutert, wie Sie die Antworten bewerten.

Was eine PIM-Ausschreibung ist

Eine PIM-Ausschreibung (RFP, Request for Proposal für Product Information Management) ist das Dokument, das Sie an PIM-Anbieter senden, um vergleichbare Angebote zu erhalten. Es beschreibt Ihr Unternehmen, Ihre Produktdaten, was das System leisten muss und wie Sie entscheiden werden.

Sie erfüllt drei Aufgaben. Erstens zwingt sie Sie, Ihren Bedarf zu formulieren. Beim Schreiben müssen Sie Entscheidungen treffen: zu Funktionen (erweitertes Reporting, Bestandsaktualisierung in Echtzeit), zu Integrationen (E-Commerce-Plattformen, ERP) und zu Benutzerrollen und Berechtigungen. Viele dieser Entscheidungen wurden in einem Unternehmen, das mit Tabellen arbeitet und in dem jeder alles bearbeiten kann, nie ausdrücklich getroffen. Anbieter können dann eine Lösung für Ihre Situation vorschlagen statt einer generischen.

Zweitens macht sie Angebote vergleichbar. Wenn jeder Anbieter dieselben Fragen in derselben Struktur beantwortet, werden Unterschiede in Passung, Vorgehen und Preis sichtbar, während frei formulierte Angebote jeweils das ins Rampenlicht rücken, was der betreffende Anbieter am besten kann. Drittens senkt sie das Risiko. Vorab festgelegte Erfolgskennzahlen, etwa weniger Zeit für manuelle Eingaben oder höhere Kundenzufriedenheit, und eine klar geäußerte Präferenz für flexible, skalierbare Verträge reduzieren Überraschungen während der Implementierung und begrenzen den Vendor-Lock-in.

Warum die Ausschreibung über die Auswahl entscheidet

Eine vage oder unvollständige Ausschreibung führt zu Angeboten, die den Aufwand unterschätzen. Ein Anbieter, der nur Ihre Zahl an SKUs kennt, kalkuliert einen sauberen Import, und die Kosten für das Zusammenführen mehrerer sich überschneidender Tabellen, das Korrigieren von Einheiten und das Übersetzen von Attributen tauchen später als Change Requests auf. Sie erhalten Dumpingangebote, die wachsen, sobald die echte Komplexität sichtbar wird. Eine gründliche Ausschreibung zwingt Sie, Ihren Bedarf zu durchdenken, und gibt Anbietern die Informationen, um genau zu kalkulieren.

Die RFP in 10 Abschnitten

1. 1Unternehmens- und Projekthintergrund
2. 2Ist-Zustand der ProduktdatenVage gelassen
3. 3Funktionale Anforderungen
4. 4IntegrationsanforderungenVage gelassen
5. 5Technische und Architekturanforderungen
6. 6Benutzererlebnis und Akzeptanz
7. 7Qualifikation und Support des Anbieters
8. 8Implementierungsansatz und Zeitplan
9. 9Preise und kommerzielle BedingungenVage gelassen
10. 10Bewertungskriterien und Ablauf

Relative Angebote, keine Preise

Vage RFP „Wir nutzen ein ERP.“

Lockangebot

• + Migration und Bereinigung
• + Integrationen, die niemand nannte
• + Speicher, API-Limits, Testumgebungen

Wächst, sobald die echte Komplexität klar ist

Konkrete RFP „Wir nutzen SAP S/4HANA mit eigenen Erweiterungen für die Bestandszuteilung.“

Kalkuliert auf den echten Umfang

Ein Anbieter, der „12 Wochen“ sagt, ohne Ihre Daten zu kennen, rät.

Auch die Qualität der Produktdaten hat eine kommerzielle Wirkung. Eine Untersuchung der Aberdeen Group ergab, dass Unternehmen mit wirksamen PIM-Strategien ihre Conversion-Rate im Vertrieb um 25 % steigerten. Laut Informatica berichteten 70 % der Unternehmen von höherer Kundenzufriedenheit, nachdem sie PIM in ihre Abläufe integriert hatten. Solche Zahlen beschreiben andere Unternehmen. Nutzen Sie sie, um den Business Case einzuordnen, und legen Sie die Erfolgskennzahlen in Ihrer eigenen Ausschreibung anhand Ihres eigenen Katalogs fest.

Was in eine PIM-Ausschreibung gehört: eine 10-Punkte-Vorlage

Nutzen Sie diese Checkliste als Gliederung des Dokuments. Wenn Sie in jeder Ausschreibung dieselbe Reihenfolge beibehalten, lassen sich die Antworten außerdem leichter vergleichen, weil die Antwort jedes Anbieters zu Integrationen oder Preisen an derselben Stelle steht. Die folgenden Abschnitte erklären, was in die einzelnen Teile gehört.

1. Unternehmens- und Projekthintergrund. Beschreiben Sie Größe, Branche, Umsatz, Zahl der Nutzer, Katalog und aktuelle Systeme sowie das geschäftliche Problem hinter dem Projekt.
2. Aktueller Zustand der Produktdaten. Erklären Sie, wo die Daten liegen, welche Qualitätsprobleme sie haben, welcher Anteil des Katalogs Ihre Standards erfüllt und wer sie verantwortet.
3. Funktionale Anforderungen. Legen Sie dar, was Sie bei Datenmodell, Governance, Workflow, Versionierung, Lokalisierung, digitalen Assets, Syndizierung und Reporting brauchen.
4. Integrationsanforderungen. Listen Sie jedes angebundene System auf, die Richtung jedes Datenflusses und welche Integrationen zum Start live sein müssen.
5. Technische und Architekturanforderungen. Nennen Sie Ihre Präferenzen zu Betriebsmodell, APIs, Skalierbarkeit, Sicherheit, Compliance und SLAs zur Verfügbarkeit.
6. Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz. Geben Sie die Zahl der Nutzer und Berechtigungsstufen an, und fragen Sie nach Bedienbarkeit für nicht-technische Mitarbeitende, Schulung und Support.
7. Qualifikation und Support des Anbieters. Fragen Sie nach Unternehmensdaten, Referenzen, die Sie anrufen können, Implementierungspartnern und der Produkt-Roadmap.
8. Implementierungsansatz und Zeitplan. Fragen Sie nach Methodik, einer Schätzung nach Phasen, dem von Ihrem Team erwarteten Aufwand und dem Vorgehen bei der Datenmigration.
9. Preise und kommerzielle Bedingungen. Fragen Sie nach Gebühren je Tarif oder Modul, Kostentreibern, Implementierungskosten sowie laufenden und versteckten Kosten.
10. Bewertungskriterien und Prozess. Veröffentlichen Sie Ihre gewichteten Kriterien und die Termine Ihres Entscheidungsprozesses.

1. Unternehmens- und Projekthintergrund

Anbieter können keine realistische Schätzung abgeben, wenn sie Ihr Geschäft nicht verstehen, deshalb beginnt die Ausschreibung mit dem Kontext. Behandeln Sie diese Punkte:

• Unternehmensgröße, Branche und Jahresumsatz sowie die Zahl der Personen, die im System arbeiten werden.
• Der Katalog: wie viele SKUs und Produktfamilien Sie verwalten und wie komplex die Attribute sind.
• Die aktuelle Systemlandschaft, mit Namen. „Wir nutzen ein ERP“ hilft einem Anbieter nicht weiter, „Wir betreiben SAP S/4HANA mit individuellen Erweiterungen für die Bestandszuteilung“ dagegen schon. Nennen Sie die E-Commerce-Plattform, ein eventuelles DAM und jedes andere System, mit dem das PIM verbunden werden muss.
• Das geschäftliche Problem hinter dem Projekt, etwa die Ablösung eines Altsystems, der Start neuer Vertriebskanäle oder Probleme mit der Datenqualität, die dem Kundenerlebnis schaden.
• Die Ziele, etwa genauere Produktdaten, schnellere Workflows oder ein Katalog, der für internationale Märkte bereit ist.

Legen Sie Ihre Schwachstellen offen: unordentliche Daten, Tabellenchaos, uneinheitliche Prozesse. Es ist verlockend, das Unternehmen von seiner besten Seite zu zeigen, aber ein Anbieter kann nur die Situation kalkulieren, die man ihm beschreibt. Ehrlich benannte Probleme führen zu genauen Schätzungen, ein geschöntes Bild dagegen zu einer niedrigen Zahl, die wächst, sobald das Implementierungsteam Ihre Dateien öffnet.

2. Aktueller Zustand der Produktdaten

Hier scheitern viele Ausschreibungen. Sie beschreiben den Zielzustand ohne das Chaos, von dem sie ausgehen, und Anbieter können Migration, Bereinigung und Anreicherung nicht schätzen, ohne zu wissen, was heute vorhanden ist.

Beginnen Sie damit, wo die Daten liegen. In vielen Unternehmen sind das Excel-Dateien, verteilt über die Abteilungen, eine selbst entwickelte Datenbank oder mehrere ERP-Systeme aus Übernahmen, die nie konsolidiert wurden. Beschreiben Sie, wie sich diese Quellen überschneiden oder widersprechen, etwa wenn das ERP und eine Marketingtabelle beide eine Produktbeschreibung enthalten und niemand sicher weiß, welche aktuell ist. Diese Konflikte aufzulösen ist Migrationsarbeit, und sie muss geplant und kalkuliert werden wie jeder andere Teil des Projekts.

Beschreiben Sie dann die Qualitätsprobleme: doppelte Datensätze, fehlende Attribute, uneinheitliche Benennungen, Produkte ohne Bilder oder mit unvollständigen Beschreibungen. Schätzen Sie den Anteil des Katalogs, der Ihre Qualitätsstandards heute erfüllt. Eine grobe Schätzung genügt, und sie sagt einem Anbieter mehr als jedes Adjektiv.

Sagen Sie schließlich, wer mit den Daten arbeitet. Produktmanager, Merchandiser, Marketing, Lagerteams und IT pflegen oft jeweils einen Teil der Produktinformationen. Diese Rollen zeigen Anbietern, welche Workflows und Berechtigungen sie vorschlagen sollten und wie viele Personen geschult werden müssen.

3. Funktionale Anforderungen

Das ist der Kern der Ausschreibung. Gruppieren Sie die Anforderungen, damit Anbieter systematisch antworten können und Sie die Antworten Gruppe für Gruppe bewerten können.

• Datenmodellierung. Beschreiben Sie die Produkttypen, die Sie verwalten: einfache Produkte, Varianten (Größe, Farbe), Bundles, Sets oder konfigurierbare Produkte. Sagen Sie, wie viele Attribute ein Produkt hat, ob sie je Kategorie variieren und ob Sie eigene Felder brauchen. Erwähnen Sie, ob Sie mehrere Klassifizierungsschemata nutzen, ob Produkte in mehr als einer Kategorie stehen und wie flexibel das Modell sein muss, wenn sich das Geschäft ändert.
• Data Governance. Fordern Sie Validierungsregeln, die Datenstandards bereits bei der Eingabe durchsetzen: Vollständigkeitsprüfungen, Hinweise auf fehlende Pflichtattribute und das Blockieren fehlerhafter Daten vor der Veröffentlichung. Ergänzen Sie Dublettenerkennung sowie Dashboards mit Vollständigkeitswerten, Füllgraden der Attribute und Trends im Zeitverlauf.
• Workflow und Zusammenarbeit. Beschreiben Sie die Freigabeketten, Aufgabenzuweisung, Fortschrittsverfolgung und Benachrichtigungen, die Sie brauchen, und die Berechtigungen je Team: Das Marketing bearbeitet Beschreibungen, Lagermitarbeitende sehen nur Logistikdaten. Fragen Sie, ob Lieferanten Daten über ein Portal einreichen können und ob Agenturen für Kampagnen auf Assets zugreifen können.
• Versionierung und Audit-Trail. Fragen Sie, wie das System zeigt, wer was wann geändert hat, wie Versionen verglichen werden und wie eine Änderung zurückgesetzt wird. Das ist wichtig für Compliance, Fehlersuche und Verantwortlichkeit.
• Lokalisierung. Geben Sie an, wie viele Sprachen Sie brauchen, welche Namen, Beschreibungen oder Attribute je Region variieren, wie Übersetzungs-Workflows ablaufen sollen und welche Umrechnungen von Währungen und Einheiten gelten.
• Digitale Assets. Sagen Sie, ob Sie DAM-Funktionen im PIM wollen (Asset-Typen, Metadaten, Renditions, Speichergrenzen) oder einen Konnektor zu dem DAM, das Sie bereits betreiben. Wenn Sie integrieren, nennen Sie das DAM.
• Syndizierung. Listen Sie jeden Kanal auf, den Sie beliefern: Ihren Onlineshop, Marktplätze wie Amazon und Walmart, mobile Apps, Printkataloge, Händlerportale. Fragen Sie nach Exportformaten, kanalspezifischen Transformationen, Zeitplanung und danach, wie das System die Daten über alle Kanäle hinweg konsistent hält.
• Reporting. Bitten Sie die Anbieter, die in die Plattform eingebauten Analyse- und Reportingfunktionen vorzuführen, und zwar mit Berichten, die Sie tatsächlich nutzen würden, etwa die Vollständigkeit je Kanal oder die Produkte, die auf Freigabe warten.

Formulieren Sie Anforderungen, wo möglich, als Szenarien. „Das System unterstützt Varianten“ bekommt von jedem Anbieter ein Ja. „Ein Schuh in mehreren Größen und Farben, bei dem jede Farbe eigene Bilder und jede Größe eine eigene EAN hat“ zeigt, ob das Datenmodell passt und wie viel Konfiguration nötig ist, und es gibt Ihnen etwas Konkretes, das Sie später in der Demo testen können.

4. Integrationsanforderungen

Die Integration ist oft der am meisten unterschätzte Teil eines PIM-Projekts und die Stelle, an der die Kosten explodieren, wenn die Ausschreibung nicht konkret genug war. Listen Sie jedes System auf, mit dem das PIM verbunden werden muss, zusammen mit den APIs und Protokollen, die Sie heute nutzen oder planen. Typische Integrationen sind das ERP für Stammdaten und Bestand, E-Commerce-Plattformen für die Veröffentlichung, das DAM für Assets und Marktplatz-Konnektoren für die Syndizierung. Je nach Geschäft kommen CRM, PLM oder Lieferantenportale hinzu.

Geben Sie außerdem die Richtung jedes Datenflusses an. Stammdaten vom ERP ins PIM sind einseitig. Angereicherte Beschreibungen, die vom PIM zurück ins ERP fließen, sind bidirektional, und das verändert die Komplexität erheblich, denn dann müssen Sie festlegen, welches System gewinnt, wenn beide dasselbe Feld geändert haben. Eine kurze Beschreibung je Integration, mit Quelle, Ziel, den übertragenen Daten und der Häufigkeit, erspart eine Runde Rückfragen.

Trennen Sie schließlich notwendige Integrationen von wünschenswerten, und markieren Sie, welche zum Start live sein müssen und welche später folgen können. So können Anbieter ihr Angebot in Phasen gliedern, und Sie behalten Spielraum, falls das Budget knapper wird.

5. Technische und Architekturanforderungen

Dieser Abschnitt richtet sich vor allem an Ihr IT-Team und die Architekten des Anbieters, aber er entscheidet darüber, wie weit Sie automatisieren können und was das System über die Jahre im Betrieb kostet. Fragen Sie nach vier Bereichen.

• Betriebsmodell. Sagen Sie, ob Sie SaaS (Multi-Tenant oder Single-Tenant), Managed Hosting oder On-Premise wollen. Jedes Modell hat Vor- und Nachteile bei Kontrolle, Kosten und Wartung; siehe On-Premise oder SaaS.
• APIs. Fragen Sie, ob das System API-first ist, welche Protokolle und Formate es unterstützt und ob alle Funktionen über die API erreichbar sind oder manche nur in der Benutzeroberfläche. Die Antwort entscheidet, wie weit Sie automatisieren können.
• Skalierbarkeit. Fragen Sie, wie das System mit wachsenden SKU-Zahlen, Nutzern und Transaktionsvolumen umgeht, welche Performance-Benchmarks der Anbieter vorlegen kann und ob es noch passt, wenn sich Ihr Sortiment verdoppelt oder verdreifacht.
• Sicherheit und Compliance. Fragen Sie nach SOC-2-Zertifizierung, DSGVO-Konformität, Verschlüsselung, Stufen der Zugriffskontrolle und Disaster Recovery. Fragen Sie nach SLAs zur Verfügbarkeit und danach, was passiert, wenn sie nicht eingehalten werden.

6. Benutzerfreundlichkeit und Akzeptanz

Ein PIM zahlt sich erst aus, wenn die Teams, die Produktdaten pflegen, tatsächlich darin arbeiten. Viele Implementierungen kämpfen, weil die Nutzer in ihren Tabellen bleiben, obwohl die Technik funktioniert. Deshalb verdient die Akzeptanz einen eigenen Abschnitt in der Ausschreibung. Fragen Sie, ob nicht-technische Nutzer wie Produktmanager und Merchandiser gängige Aufgaben ohne Hilfe der IT erledigen können und ob Dashboards konfigurierbar sind. Verlangen Sie Demos des tatsächlichen Workflows statt Marketingmaterial, denn ein polierter Übersichtsbildschirm sagt wenig darüber, wie viele Schritte es braucht, ein Produkt anzureichern.

Geben Sie an, wie viele Nutzer Zugriff brauchen und mit welchen Berechtigungsstufen, denn das bestimmt sowohl die Lizenzkosten als auch das Berechtigungskonzept. Fragen Sie dann nach Schulung, Onboarding und Dokumentation sowie nach dem Support nach dem Go-live: Servicezeiten, Reaktionszeiten und Nutzerforen, in denen Kunden teilen, was funktioniert. In den ersten Monaten nach dem Go-live entscheiden die Nutzer, ob sie dem neuen System vertrauen, und genau dann zählen schnelle Antworten am meisten.

7. Qualifikation und Support des Anbieters

Wer ein PIM kauft, geht eine Beziehung mit einem Anbieter ein, die über Jahre hält. Fragen Sie deshalb nach dem Unternehmen ebenso wie nach der Software. Fragen Sie nach Jahren am Markt, finanzieller Stabilität sowie der Zahl der Kunden und Mitarbeitenden. Ein kleiner Anbieter kann eine starke Technologie haben und trotzdem nicht genug Personal, um Sie langfristig zu unterstützen. Das wiegt am schwersten, wenn Sie bei Upgrades und Fehlerbehebungen auf ihn angewiesen sind.

Fragen Sie nach Referenzen aus Ihrer Branche oder mit vergleichbarer Komplexität, die Sie tatsächlich anrufen können. Logos auf einer Folie sind keine Referenzen, denn sie sagen nichts darüber, wie das Projekt verlaufen ist. Fragen Sie auch nach dem Partner-Ökosystem: wer das System implementiert, ob es zertifizierte Partner mit einschlägiger Erfahrung gibt und ob der Anbieter direkt oder über einen Partner liefert. Fragen Sie schließlich nach der Produkt-Roadmap und danach, wie Kundenfeedback gesammelt und priorisiert wird, damit Sie wissen, ob die Funktionen, die Sie später brauchen, geplant oder nur erhofft sind.

8. Implementierungsansatz und Zeitplan

Bitten Sie jeden Anbieter oder seinen Implementierungspartner, die Methodik (agil, Wasserfall oder hybrid), die typischen Phasen und die Meilensteine zu beschreiben, die den Fortschritt markieren. Verlangen Sie einen realistischen Zeitplan für Ihren Umfang, aufgeschlüsselt nach Phasen, damit Sie sehen, wo die Komplexität liegt. Ein Anbieter, der „12 Wochen“ sagt, ohne Ihre Daten zu kennen, rät.

Fragen Sie auch, was das Projekt von Ihrer Seite braucht: Stunden pro Woche und welche Rollen. Implementierungen scheitern, wenn der Käufer seinen eigenen Aufwand unterschätzt, etwa wenn der Produktmanager, der die Daten kennt, die Migration neben einer Vollzeitstelle stemmen soll. Die Datenmigration verdient eine eigene Frage: wie Daten extrahiert, bereinigt, auf das neue Modell abgebildet und geladen werden. Sie ist oft der riskanteste Teil des Projekts, denn dort müssen die Qualitätsprobleme aus Abschnitt 2 gelöst werden. Die Phasen finden Sie in Phasen einer PIM-Implementierung.

9. Preise und kommerzielle Bedingungen

Anbieter berechnen ein PIM auf unterschiedliche Weise, nach Nutzern, nach SKUs, nach Kanälen oder nach Modulen. Strukturieren Sie die Preisanfrage deshalb so, dass Sie die Angebote fair vergleichen können. Fragen Sie nach:

• Lizenz- oder Abonnementgebühren je Tarif oder Modul und was im Basispaket enthalten ist im Vergleich zu den Zusatzmodulen.
• Den Kostentreibern, etwa Nutzer, SKUs, Kanäle oder eine Kombination, damit Sie sehen, was mit dem Preis passiert, wenn Sie wachsen.
• Implementierungskosten getrennt von den laufenden Gebühren, aufgeschlüsselt nach Phase oder Arbeitspaket, damit Sie sehen, wohin das Geld fließt und was sich verschieben ließe.
• Laufenden Kosten: jährliche Wartung, Support-Stufen und was enthalten ist und was extra kostet.
• Versteckten Kosten, etwa Speicherüberschreitungen, Limits für API-Aufrufe und zusätzliche Testumgebungen.

Seien Sie beim niedrigsten Angebot skeptisch. Unterschätzte Implementierungen kosten am Ende mehr, und ein Anbieter, der Ihre echte Komplexität einpreist, ist oft ein besserer Partner als einer, der niedrig bietet, um den Zuschlag zu bekommen. Wenn zwei Angebote weit auseinanderliegen, bitten Sie beide Anbieter, den Unterschied Position für Position zu erklären; die Lücke liegt meist im Aufwand für Migration und Integration. Typische Budgets je Segment finden Sie in PIM-Kosten im Vergleich.

10. Bewertungskriterien und Prozess

Schließen Sie die Ausschreibung damit ab, wie Sie entscheiden werden. Nennen Sie die Kriterien und ihre relative Gewichtung: funktionale Passung, technische Architektur, Stärke des Anbieters, Implementierungsansatz, Gesamtbetriebskosten (TCO) und Referenzen. Ergänzen Sie die Termine: wann Angebote fällig sind, wann Sie die Shortlist bilden, wann Demos oder Proofs of Concept stattfinden und wann Sie entscheiden.

Offenheit darüber, wie Sie entscheiden, hilft Anbietern, sich auf das zu konzentrieren, was Ihnen wichtig ist, statt auf das, was Ihnen ihrer Meinung nach wichtig sein sollte. Sie hält auch Ihren eigenen Prozess auf Kurs, denn eine veröffentlichte Gewichtung lässt sich schwerer stillschweigend ändern, wenn ein Wunschanbieter dabei schlecht abschneidet.

Wie Sie den Ausschreibungsprozess führen

Das Dokument ist die halbe Arbeit. Die andere Hälfte besteht darin, den Prozess so zu führen, dass die Antworten vergleichbar sind und die Entscheidung trägt.

1. Stellen Sie das Team zusammen

   Die Ausschreibung sollte den Bedarf der gesamten Organisation widerspiegeln. Beziehen Sie das Marketing (Markenkonsistenz und Kundenerlebnis), den Vertrieb (korrekte Produktinformationen, Preise und Echtzeitzugriff auf Daten), die IT (Integration und Datensicherheit), den Kundenservice und die Menschen ein, die täglich Produktdaten pflegen. Jeder sieht einen anderen Teil des Problems, und wer das System täglich nutzen wird, erkennt in einer Demo als Erster einen umständlichen Workflow.

2. Beschreiben Sie Ist-Zustand und Anforderungen

   Beschreiben Sie, wo die Produktdaten liegen und wie gut sie sind, und arbeiten Sie dann die zehn Abschnitte oben durch. Nennen Sie Systeme, Mengen und echte Beispiele statt Kategorien. Je mehr Details Sie liefern, desto leichter können Anbieter ihre Angebote zuschneiden und desto leichter können Sie sie vergleichen.

3. Versenden Sie die Ausschreibung mit klaren Fristen

   Senden Sie sie an eine Shortlist von Anbietern und legen Sie Termine für Rückfragen, Antworten und Ihre interne Bewertung fest. Ein fester Zeitplan hält das Tempo und die Beteiligten in einem Prozess, der lang werden kann, bei der Stange. Verfolgen Sie Fragen, Antworten und Bewertungen in einem gemeinsamen Arbeitsbereich, nicht in verstreuten Tabellen und E-Mail-Verläufen, und teilen Sie die Antwort auf die Frage eines Anbieters mit allen, damit alle mit denselben Informationen arbeiten.

4. Bewerten Sie die schriftlichen Antworten

   Bewerten Sie jedes Angebot nach den gewichteten Kriterien, die Sie veröffentlicht haben, mit einem Bewertungsbogen für alle. Lassen Sie jeden Bewertenden zuerst unabhängig bewerten und vergleichen Sie danach, damit nicht die lauteste Stimme im Raum die Punkte bestimmt. Die Kriterien folgen weiter unten.

5. Führen Sie geskriptete Demos oder eine Testphase durch

   Bitten Sie die Anbieter auf der Shortlist um Live-Demonstrationen oder eine Testphase. Geben Sie ihnen Ihre eigenen Szenarien und einen Ausschnitt Ihrer eigenen Daten, damit jede Demo anhand derselben Aufgaben bewertet wird. Praktische Nutzung zeigt, wie ein System zu Ihren Workflows passt, wie es keine schriftliche Antwort kann.

6. Prüfen Sie Referenzen und entscheiden Sie im Team

   Rufen Sie Bestandskunden mit vergleichbarem Umfang an und fragen Sie, was sie anders machen würden, wenn sie noch einmal anfingen. Halten Sie dann einen Workshop ab, in dem die Beteiligten die Ergebnisse besprechen und jedes Angebot nach den vereinbarten Kriterien bewerten. Eine Entscheidung im Konsens schafft Rückhalt in allen Abteilungen, und dieser Rückhalt trägt die Nutzung nach dem Go-live.

Wie Sie die Antworten auf die Ausschreibung bewerten

Eine strukturierte Bewertung macht aus einem Stapel Angebote eine Entscheidung, die Sie vertreten können, gegenüber Ihrer Geschäftsleitung und gegenüber den Teams, die mit dem Ergebnis arbeiten werden. Erstellen Sie aus den Kriterien der Ausschreibung einen einheitlichen Bewertungsbogen und bewerten Sie jedes Angebot damit:

• Funktionalität. Prüfen Sie, ob das angebotene PIM Ihre formulierten Anforderungen erfüllt, und beurteilen Sie jede Funktion nach ihrer Relevanz: Verbessert sie die Datengenauigkeit, vereinfacht sie einen Workflow oder hilft sie den Nutzern? Eine lange Liste von Funktionen, die Sie nicht nutzen werden, sollte die Bewertung nicht erhöhen.
• Integration. Bewerten Sie, wie gut es sich mit Ihrem ERP, CRM und anderen bestehenden Systemen verbindet und ob die Konnektoren Standard sind oder für Sie gebaut werden müssen.
• Kosten. Vergleichen Sie die Gesamtbetriebskosten statt nur der Anfangskosten. Achten Sie auf laufende Gebühren oder Kosten, die mit der Zeit steigen, etwa Preise, die an die Zahl der SKUs oder API-Aufrufe gekoppelt sind.
• Benutzerfreundlichkeit. Bewerten Sie die Bedienbarkeit in den Demos oder der Testphase, am besten durch die Menschen, die täglich im System arbeiten werden.

Wenn Sie Referenzen anrufen, fragen Sie, wie zufrieden sie mit dem Produkt und dem Service des Anbieters sind und ob der Support da war, als Probleme auftraten. Bewerten Sie nicht allein: Marketing, IT und Vertrieb gewichten jeweils andere Aspekte eines PIM-Systems, und eine Entscheidung, die eine Abteilung für die anderen getroffen hat, lässt sich in der Implementierung schwerer durchtragen.

Wo die Ausschreibung in der Softwareauswahl steht

Eine gründliche Ausschreibung kostet Aufwand, eine gescheiterte PIM-Implementierung kostet weit mehr. Sie erhalten Angebote, die die Realität abbilden statt Vermutungen, Sie vergleichen Optionen zu gleichen Bedingungen, und Sie senken das Risiko eines Projekts, das aus dem Ruder läuft, oder eines Systems, das nicht passt. Seien Sie ehrlich über Ihren Ist-Zustand, auch über die unordentlichen Teile. Die Anbieter, die gut auf diese Ehrlichkeit reagieren, sind diejenigen, mit denen sich die Zusammenarbeit lohnt. Die folgenden Leitfäden behandeln die Schritte vor und nach der Ausschreibung.

• Das richtige PIM auswählen: Anforderungen, Shortlist und Demo-Bewertung rund um die Ausschreibung.
• Beste PIM-Software: welche Anbieter Sie einladen sollten.
• PIM-Kosten im Vergleich: das Budget, an dem Sie die Preisangaben messen.
• Wie ein spezialisierter IT-Händler eine PIM-Auswahl in 3 Monaten durchführte: eine Softwareauswahl mit einem Do-it-yourself-Playbook.
• 7 Fehler bei PIM: typische Fallen bei Shortlist und Ausschreibung, als kostenloses Briefing.

Wie es weitergeht

Beide Tools sind kostenlos und unabhängig von jedem Anbieter.

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Ein kurzer Check, der zeigt, ob ein eigenes PIM-System Ihrem Katalog hilft oder ob Tabellen und ERP noch ausreichen.

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