Top 10 voordelen van het implementeren van een PIM-systeem voor effectief productgegevensbeheer

Een productinformatiemanagementsysteem (PIM) is de plek waar een bedrijf de informatie verzamelt, beheert, verrijkt en uitlevert over de producten die het maakt of verkoopt. Die informatie bestaat al, verspreid over een ERP, een e-commerceplatform, een beeldbank en een verzameling Excel-bestanden, en het probleem is dat je die overal gelijk moet houden. Een PIM brengt alles samen en ordent het, zodat er één versie wordt bijgehouden waar elk kanaal uit leest. De volledige definitie staat in wat is PIM.

De tien voordelen hieronder laten zien wat dat in de praktijk oplevert. Ze overlappen, omdat de meeste uit het eerste volgen: zodra productinformatie één plek heeft, worden nauwkeurigheid, snelheid en consistentie een stuk makkelijker. Per voordeel lees je hoe het in het dagelijkse werk terugkomt en waar het van afhangt.

Waarom bedrijven een PIM nodig hebben

Bedrijven gaan zelden op zoek naar software. Ze lopen tegen een probleem aan dat steeds terugkomt, en de vraag naar een PIM volgt pas als iemand dat probleem herleidt tot versnipperde productinformatie. De problemen die we het vaakst horen, vallen in drie groepen.

De eerste groep gaat over data die je niet kunt vertrouwen. Producten komen terug en omzet gaat verloren omdat de productinformatie niet klopte. Hetzelfde product staat in meerdere versies online en is in elk systeem anders vastgelegd, zodat niemand kan zeggen welke versie de juiste is. Informatie is onvolledig, verouderd of gewoon fout, en de catalogusdata volgt een logica die niemand in het bedrijf nog kan uitleggen. Het gevolg is dat er geen helder beeld is van het assortiment dat je echt verkoopt.

De tweede groep gaat over tijd. Een nieuw product introduceren duurt te lang, en de concurrent heeft de collectie eerder online. Veel werktijd gaat op aan het overzetten van productdata van het ene systeem naar het andere, en om één product online te krijgen zijn meerdere systemen en meerdere mensen nodig, die op elkaar wachten.

De derde groep gaat over gemiste verkoop. Een ander zet jouw producten op marktplaatsen en haalt omzet binnen die van jou had kunnen zijn. En de teksten op je eigen pagina's helpen de klant niet bij het kopen, of zijn te zwak om in zoekmachines gevonden te worden.

Herken je er een paar, dan gaat de onderliggende vraag over hoe je productinformatie beheert, en daarin ben je niet de enige. Volgens Ventana Research heeft 74% van de organisaties in hun onderzoek "enige of aanzienlijke inspanning nodig om hun productinformatie te beheren" (Ventana Research, 2019). Een meerderheid van de omnichannel-handelsorganisaties in de EU beheert productdata al centraal, maar slechts 25% doet dat met specifieke PIM-software (Markets and Markets 2022 rapport). Data op één plek verzamelen is een eerste stap; die data verrijken en naar elk kanaal publiceren is waar een PIM voor gebouwd is.

De 10 voordelen van een PIM op een rij

In de secties hieronder komen de tien voordelen een voor een aan bod. Ze lopen ruwweg van het fundament naar boven: de eerste drie gaan over de data zelf, de volgende vier over wat klanten en kanalen zien, en de laatste drie over samenwerken met partners, groeien en de regie houden.

1. Eén bron van waarheid voor elk product.
2. Nauwkeurigere productdata, gecontroleerd voordat die naar buiten gaat.
3. Minder handwerk in het productdataproces.
4. Hetzelfde product op elk kanaal, met regie per kanaal.
5. Hogere conversie en minder retouren in e-commerce.
6. Snellere time-to-market voor nieuwe producten en wijzigingen.
7. Product en media in één beeld, samen met een DAM.
8. Betere samenwerking met leveranciers en partners.
9. Ruimte om te groeien zonder extra mensen voor elk kanaal of systeem.
10. Regie over wie wat wijzigt, voor governance en compliance.

1. Eén bron van waarheid voor productinformatie

Een PIM brengt productdata samen in één bron van waarheid. Die vervangt de mix van spreadsheets, databases en losse systemen waarin versies uit elkaar lopen, vaak zonder dat iemand het merkt tot een klant op het verschil wijst.

Alles wat over een product bekend is, landt in de PIM, automatisch waar dat kan. Denk aan datapools, ERP, leveranciersbestanden en Excel. Marketing legt er omschrijvingen en beelden bovenop. Daarna heeft de organisatie één systeem met de volledige, juiste productinformatie, en kan elk kanaal hetzelfde product tonen. Dat heet vaak het golden record: één versie van de waarheid.

2. 2Nauwkeurigere productdata
3. 3Minder handwerk
4. 4Hetzelfde product op elk kanaal
5. 5Hogere conversie en minder retouren
6. 6Snellere time-to-market

1Eén bron van waarheidHet gouden record voor elk product

Het rust op

• Implementatie
• Een afgesproken werkwijze
• Een methode die de datakwaliteit bewaakt

Alleen software: de andere negen volgen niet

7. 7Product en media in één beeld
8. 8Betere samenwerking met leveranciers en partners
9. 9Ruimte om te groeien
10. 10Regie over wie wat wijzigt

In het dagelijkse werk merk je het op een paar plekken. Productcontent gaat er één keer in, via invoer of import, in plaats van apart in het ERP, de webshop en de marketingspreadsheet. Iets opzoeken wordt een zoekvraag in één systeem in plaats van een rondgang langs meerdere, zodat collega's niet meer zoeken naar de laatste versie of elkaar vragen welk bestand actueel is. Marketing, sales en logistiek werken vanuit hetzelfde, actuele record. En een wijziging gaat één keer naar elk kanaal in plaats van per kanaal opnieuw, en juist daar ontstonden vroeger de meeste kopieerfouten.

2. Nauwkeurigere productdata

Foute productdata kost geld, en dat zie je snel als je erop let: een klant stuurt een product terug, support beantwoordt een vraag die de pagina had moeten beantwoorden, of een marktplaats weigert het product omdat een verplichte waarde ontbreekt. Een PIM vermindert die fouten op vier manieren.

De eerste is structuur. Alle productinformatie staat in één formaat en één classificatie, dus hetzelfde product wordt niet meer op drie manieren in drie systemen vastgelegd. De tweede is validatie vóór publicatie: de PIM toetst data aan kwaliteitsregels en markeert of houdt records tegen die ze niet halen. Omdat onvolledige records niet naar buiten gaan, is wat op een kanaal verschijnt compleet. De derde is versiebeheer. Wijzigingen worden bijgehouden, zodat je ziet wie wat veranderde en een fout zo nodig terugdraait. De vierde is metadata en relaties: duidelijke categorieën en attributen maken producten vindbaar en houden de juiste details bij elk artikel.

Voor de klant betekenen kloppende maten, kleuren en specificaties een geïnformeerde aankoop. Wie een pomp bestelt met de juiste aansluitmaat, of een jas die past zoals de maattabel beloofde, heeft geen reden om iets terug te sturen. Er komt minder retour, telefoon en e-mail worden stiller, en de klant heeft een reden om terug te komen.

3. Minder handwerk in het productdataproces

Veel tijd en veel fouten in productdata gaan verloren in het proces eromheen. Meestal maken en onderhouden meerdere mensen de productinformatie, ieder op zijn eigen manier, en dat levert verschillende formaten en processen op voor hetzelfde soort product. Een PIM trekt dat samen tot één proces. Hij automatiseert het repeterende werk, zoals imports, exports naar kanalen en het voorvullen van nieuwe producten met de waarden die ze met bestaande producten delen. Hij maakt de status van de data zichtbaar, zodat iedereen vóór een lancering ziet wat er ontbreekt in plaats van het achteraf te ontdekken. Hij geeft teams een gedeelde werkplek met een eenduidige workflow, en hij voorkomt dat dezelfde informatie twee keer wordt bijgehouden.

Dat verlaagt ook de kosten. Marketing, fotografie, DTP, producteigenaren en databeheerders doen hun deel van het product in hetzelfde systeem, in plaats van bestanden rond te sturen. Fouten komen sneller boven, en de uren die in kopiëren en corrigeren gingen, gaan naar werk dat het assortiment beter maakt.

De PIM sluit ook aan op de rest van je systemen. Gekoppeld aan ERP en voorraad ontvangt hij de operationele data (SKU, prijs, voorraad) en legt hij de commerciële content erbovenop. Waar het ene systeem ophoudt en het andere begint, lees je in waar ERP stopt en PIM begint.

4. Hetzelfde product op elk kanaal

Klanten wisselen tussen je webshop, marktplaatsen, social media en winkels, vaak binnen één aankoop, en ze merken het als het product er overal anders uitziet. Een PIM houdt het product gelijk, waar ze het ook tegenkomen. Daarmee verdwijnen de bekende verschillen, zoals een artikelnaam die in de webshop anders is dan in de backoffice, of prijzen die niet overal gelijk zijn. Tegelijk houd je regie per kanaal: jij bepaalt welke informatie op welk kanaal staat, en het assortiment kan per kanaal verschillen, bijvoorbeeld een kleinere selectie op een marktplaats dan in je eigen webshop.

Publiceren naar marktplaatsen en feeds wordt routinewerk. XML-feeds naar marktplaatsen zoals Google Shopping en Amazon zijn rechttoe rechtaan, inclusief verplichte waarden zoals GTIN / EAN en MPN (manufacturer part number), en publiceren naar marktplaatsen, datapools en webshops blijft overzichtelijk als het aantal afzetkanalen groeit. Dezelfde gedetailleerde attributen helpen marketing, die er producten en doelgroepen mee kan segmenteren, bijvoorbeeld duurzame producten voor kopers die daarop filteren. En als je verkoopdata aan productinformatie koppelt, zie je welke artikelen op welk kanaal goed lopen.

Marketing heeft complete productinformatie nodig om een product, nieuw of bestaand, in de markt te zetten, en in een PIM zet elke betrokken afdeling haar deel erin: specificaties, video's en beelden. Sales heeft er net zo veel aan. Accountmanagers zien de actuele productinformatie, dus prospects en klanten krijgen geen oude of foute versie. Eén bron is makkelijk te openen en te delen, en dat verkort de verkoopcyclus.

5. Hogere conversie en minder retouren in e-commerce

Op een digitaal kanaal bepaalt productcontent of het assortiment gevonden wordt en of een bezoek een order wordt. Kopers zoeken informatie op voordat ze iets kopen, en ze kiezen eerder voor een verkoper die het product volledig online laat zien.

Een PIM houdt die rijke content voor elk product bij: beelden, uitgebreide omschrijvingen en specificaties. Met dezelfde namen, omschrijvingen en specificaties vinden zoekmachines en de zoekfunctie op je site het product, en daardoor hoort zoekmachineoptimalisatie bij het PIM-werk: betere productinformatie brengt meer verkeer en een hogere conversie. Relaties tussen producten, bijgehouden in de PIM, sturen cross-selling en up-selling, zodat een order meer regels krijgt.

Dezelfde content zorgt voor minder retouren. Als de pagina de klant het juiste artikel laat kiezen, komen er minder orders terug en volgen er minder klachten na een verkeerde keuze. Omdat een wijziging in de PIM elk gekoppeld platform bereikt, staan nieuwe producten en prijswijzigingen ook eerder live, zodat de klant altijd de actuele pagina ziet.

Een PIM maakt ook een breder en dieper assortiment mogelijk. Een ordelijke indeling laat ruimte om uit te breiden, en met complete data verkoop je een groot aantal producten zonder het overzicht te verliezen. Langzame lopers, de longtail, hoeven niet allemaal op voorraad: dropshipment werkt als de productinformatie klopt en de leverancier snel levert.

6. Snellere time-to-market

Elke fase in het leven van een product, van ontwikkeling en lancering via groei en volwassenheid tot uitfasering, vraagt andere informatie, en een PIM geeft die informatie één thuis. Bij de lancering zorgen workflows in de PIM dat een nieuw product eerder online staat met de productinformatie die het nodig heeft, omdat de stappen en hun eigenaren vastliggen en iedereen ziet wat er nog ontbreekt. Nieuwe producten en SKU-alternatieven, ook maatwerkproducten, hebben een vaste plek: informatie wordt hergebruikt van vergelijkbare producten in plaats van opnieuw geschreven, en wat wijzigt, wordt bijgewerkt zonder een tweede kopie ernaast.

Later in de levenscyclus zit de winst in snel kunnen reageren. Vraagt de markt of klantfeedback om een aanpassing, dan wijzig je het record één keer en gaat het naar elk kanaal. Verkooptrends en klantfeedback per product helpen je beslissen wat je verbetert en wat je uitfaseert, en het uitfaseren zelf wordt een statuswijziging in één systeem in plaats van een zoektocht langs alle kanalen.

Technische productdata start meestal eerder, in PLM. Hoe de twee systemen het werk verdelen, lees je in PLM- en PIM-integratie.

7. Product en media in één beeld

Een PIM beheert productdata, een DAM (digital asset management-systeem) beheert rijke media: beelden, video's en documenten. Gekoppeld geven ze teams één beeld van product en media, zodat ze productdata met de bijbehorende beelden, video's en documenten in één scherm zien zonder tussen systemen te wisselen. Elk kanaal gebruikt de laatste goedgekeurde beelden bij de laatste content, en dat houdt de uitstraling consistent. Productinformatie en media worden samen voorbereid, dus campagnes en lanceringen wachten niet op het een of het ander. Op de productpagina helpt goed geordende data naast goede beelden of instructievideo's de klant kiezen, zeker bij producten die uitleg nodig hebben, zoals gereedschap of technische onderdelen.

Het verschil tussen de twee systemen, en wanneer je ze allebei nodig hebt, staat in wat zijn DAM- en PIM-systemen.

8. Betere samenwerking met leveranciers en partners

Nauwkeurigheid telt ook buiten het bedrijf. Leveranciers en afnemers die één versie van de productinformatie delen, in een formaat dat past, werken vanuit hetzelfde record. Foute data die door de keten gaat, is een van de manieren waarop die relaties beschadigen, omdat elke partij dan de fouten van de ander zit te herstellen.

Met een PIM komt leveranciersdata één keer binnen. De producent levert vaak de artikelinformatie, en rijke productinformatie komt ook uit datapools met miljoenen producten, zoals GS1 Data Source, Icecat en 2BA. Bij de import wordt die data aan je eigen structuur gekoppeld, en wijzigt de leverancier iets, dan werkt de PIM bij. Partners starten vanuit dezelfde bron: een nieuw verkoopkanaal, een nieuwe verkooppartner of een affiliate begint bij het record dat je al bijhoudt, zonder apart samenstelwerk.

Op termijn gaan er zo nieuwe markten open. Als productinformatie niet meer bij elke overdracht met de hand gematcht hoeft te worden, wordt de productoverdracht korter en krimpt de vertraging in de keten die slechte matching veroorzaakt. Dat maakt markten buiten je thuismarkt makkelijker te bedienen, omdat een nieuw land dan vooral vertalingen en lokale eisen vraagt op een record dat al bestaat.

9. Ruimte om te groeien zonder extra mensen

Een PIM is de centrale productbron waar andere systemen mee praten en op één lijn mee blijven. Je kunt kanalen, markten en systemen toevoegen zonder per extra systeem een nieuwe beheerder aan te nemen, omdat de schaal in de PIM zit en niet in extra mensen. Een retailer die een nieuwe marktplaats toevoegt, koppelt de bestaande records bijvoorbeeld één keer aan de eisen van die marktplaats, in plaats van iemand vrij te maken om daar een aparte productlijst bij te houden.

De meeste PIM's worden als cloudsoftware verkocht, en dat helpt daarbij. Nieuwe productlijnen, nieuwe markten en meer gebruikers vragen geen nieuwe servers, en teams op verschillende locaties kunnen tegelijk aan dezelfde productrecords werken. Een abonnement vervangt grote investeringen vooraf in hardware en on-premise onderhoud; wat een PIM per niveau kost, staat in PIM-kosten vergeleken. Cloudaanbieders investeren in beveiliging die je data beschermt tegen onbevoegde toegang, en de leverancier regelt de updates, dus je krijgt nieuwe functies zonder upgradeproject.

Open source PIM is de andere route, als flexibiliteit en controle zwaarder wegen dan een kant-en-klaar pakket. Je betaalt meestal geen licentie maar wel implementatie en support, je vormt het datamodel, de workflows en de koppelingen naar je processen, en je bepaalt zelf wanneer updates erin gaan. De opties staan in open source PIM vergeleken.

10. Regie over wie wat wijzigt

Een gedeeld record heeft regels nodig, en een PIM is de plek waar die staan. Rollen en rechten bepalen wie welke attributen mag wijzigen, ook bij gevoelige data, zodat een marketeer omschrijvingen kan aanpassen zonder aan de technische specificaties te komen waar engineering verantwoordelijk voor is. Versiebeheer geeft je een audittrail van wie wat wanneer wijzigde, en je draait een foute wijziging terug. Compliance-informatie is makkelijker bij te houden als die bij de rest van het productrecord staat, en validatieregels houden onvolledige records tegen.

Data-governance-teams die compliance moeten volgen en halen, krijgen één plek om dat te doen. Dat telt het zwaarst in sectoren waar foute of ontbrekende productinformatie juridische gevolgen heeft, zoals voeding of gezondheidsproducten. Meer daarover in governance van productinformatie.

Wie het meest aan een PIM heeft

Een eigen PIM zie je nog het vaakst bij groothandels en retailers, al zijn producenten en merkeigenaren hun artikelinformatie inmiddels ook centraal gaan beheren. Wat die bedrijven gemeen hebben, is veel productdata die van verschillende partijen komt, in een situatie waarin centraliseren loont. Veel producten, gebruikers, kanalen en klantsegmenten wijzen dezelfde kant op, en dat geldt ook voor verkoop in meerdere landen, complexe producten en data die synchroon moet blijven met externe platforms.

De producent levert vaak de artikelinformatie. Groothandel en retailer voegen eigen producten toe en de details die hun klanten nodig hebben, en publiceren naar de webshop en de andere kanalen. Elke partij in die keten heeft er op een eigen manier baat bij: de producent levert één compleet record aan al zijn afnemers, en de groothandel of retailer neemt dat record over in plaats van het over te typen.

Binnen die bedrijven merken deze mensen het als eerste: marketeers die één productervaring over alle kanalen moeten neerzetten, retailers en merken die de relatie met leveranciers schoner willen, e-commercemanagers die al zien dat de kwaliteit van productdata de online verkoop beïnvloedt, en data-governance-teams die compliance moeten volgen en halen. Een langer antwoord staat in wie heeft een PIM-oplossing nodig.

Zo haal je de voordelen

De voordelen hangen af van een systeem dat past, en van de manier waarop de organisatie ermee werkt. De stappen hieronder gaan over allebei: het systeem kiezen en de organisatie voorbereiden om ermee te werken.

1. Breng je eisen in kaart

   Begin bij de grootte van je bedrijf, de branchespecifieke functies die je nodig hebt (retail, productie, groothandel) en hoe de PIM moet koppelen met e-commerce, ERP en andere systemen. Een groothandel die veel leveranciersdata importeert, heeft andere sterke punten nodig dan een merk dat vooral naar marktplaatsen publiceert, dus schrijf je eisen op voordat je naar producten kijkt.

2. Kijk naar de ervaring van de leverancier

   Vraag om klantreferenties, gedocumenteerde cases en ervaring in jouw sector. Een leverancier die zijn PIM al bij vergelijkbare bedrijven heeft geïmplementeerd, kent de gebruikelijke datastructuren en valkuilen, en dat maakt het project korter.

3. Kijk naar de functies die je gaat gebruiken

   Let op wat je team elke dag gaat gebruiken: een werkbare interface, datavalidatie, bulkbewerking, rapportage en toegangsrechten voor gevoelige data. Of die basis goed werkt voor de mensen die de data bijhouden, weegt zwaarder dan de lengte van de functielijst.

4. Plan op groei

   Ga na of je functies kunt toevoegen als je groeit, en hoe lastig het is om de data te migreren als je later overstapt. Een systeem dat bij de catalogus van vandaag past maar geen nieuwe kanalen, talen of markten aankan, dwingt je eerder dan gepland tot een nieuwe selectie.

5. Test voordat je tekent

   Vraag een demo of proefperiode, en laat het team dat ermee gaat werken het systeem testen voordat je tekent, het liefst met een deel van je eigen producten. Chris Jobse, medeoprichter van PIMvendors: "De beste manier om te weten of een PIM-leverancier bij je past, is vooraf zelf ervaring opdoen."

6. Regel support, training en de manier van werken

   Controleer de supportkanalen, de documentatie en het trainingsmateriaal voor de onboarding. Spreek daarna af hoe de organisatie met de PIM werkt, inclusief wie welke data beheert, want de voordelen in dit artikel hangen net zo goed af van die afspraken als van de software.

Product data management en master data management (PDM en MDM) liggen ernaast, maar zijn iets anders. Die richten zich op het vastleggen van nieuwe productontwikkelingen en masterdata, dus het zwaartepunt ligt bij maken en opslaan, terwijl een PIM draait om bewerken en verkopen. Zie wat is PDM en de basisprincipes van MDM.

Staan de records op orde, dan optimaliseer je van daaruit, zowel de vindbaarheid als de vraag of het product verkocht kan worden. Goed ingericht zit de winst in tactiek, operatie en strategie, en voor sommige organisaties is een centrale PIM een voorwaarde om door te kunnen draaien. De volledige selectiemethode staat in hoe kies je de juiste PIM, en de businesscase in cijfers in PIM-kosten en ROI.

Hoe je verder gaat

Beide tools zijn gratis en onafhankelijk van welke vendor dan ook.

Twijfel je of je een PIM nodig hebt?

Een korte check die laat zien of een dedicated PIM je catalogus helpt, of dat spreadsheets en ERP het nog prima doen.

Check of een PIM past

Klaar om vendors te vergelijken?

Beantwoord vragen over je schaal, sector en harde eisen en krijg een gerangschikte shortlist.

Stel mijn vendor-shortlist samen