Top 10 voordelen van het implementeren van een PIM-systeem voor effectief productgegevensbeheer

Een productinformatiemanagementsysteem (PIM) is de plek waar een bedrijf de informatie verzamelt, beheert, verrijkt en uitlevert over de producten die het maakt of verkoopt. Die informatie staat al ergens: ERP, e-commerceplatform, beeldbank, Excel. Het probleem is niet het ontbreken van data, maar dat je die over al die plekken op één lijn moet houden. Een PIM ordent dat. De volledige definitie staat in wat is PIM.

De tien voordelen hieronder zijn wat je daarvoor terugkrijgt. Ze overlappen, omdat de meeste volgen uit het eerste: één plek voor productinformatie.

Waarom bedrijven een PIM nodig hebben

De vraag begint meestal bij een probleem, niet bij software. Deze horen we het vaakst:

• Retouren en gemiste omzet, omdat de productinformatie niet klopt.
• Hetzelfde product staat in meerdere versies online, en is in elk systeem anders vastgelegd.
• Informatie die niet volledig, niet actueel of fout is.
• Catalogusdata zonder logica die iemand kan uitleggen.
• Geen beeld van het assortiment dat je echt verkoopt.
• Een nieuw product introduceren duurt te lang, en de concurrent heeft de collectie eerder online.
• Veel werktijd gaat op aan het kopiëren van productdata, en voor één product online zijn meerdere systemen en meerdere mensen nodig.
• Omzet die wegloopt omdat een ander jouw producten op marktplaatsen zet.
• Tekst die de klant niet helpt kopen, of die zwak is voor zoeken.

Herken je er een paar, dan gaat het gesprek over een PIM. Je bent daarin niet de enige. Volgens Ventana Research heeft 74% van de organisaties in hun onderzoek "enige of aanzienlijke inspanning nodig om hun productinformatie te beheren" (Ventana Research, 2019). Een meerderheid van de omnichannel-handelsorganisaties in de EU beheert productdata al centraal. Slechts 25% doet dat met specifieke PIM-software (Markets and Markets 2022 rapport).

De 10 voordelen van een PIM op een rij

1. Eén bron van waarheid voor elk product.
2. Nauwkeurigere productdata, gecontroleerd voordat die naar buiten gaat.
3. Minder handwerk in het productdataproces.
4. Hetzelfde product op elk kanaal, met regie per kanaal.
5. Hogere conversie en minder retouren in e-commerce.
6. Snellere time-to-market voor nieuwe producten en wijzigingen.
7. Product en media in één beeld, samen met een DAM.
8. Betere samenwerking met leveranciers en partners.
9. Ruimte om te groeien zonder extra mensen voor elk kanaal of systeem.
10. Regie over wie wat wijzigt, voor governance en compliance.

1. Eén bron van waarheid voor productinformatie

Een PIM brengt productdata samen in één bron van waarheid. Die vervangt de mix van spreadsheets, databases en losse systemen waarin versies uit elkaar lopen.

Alles wat over een product bekend is, landt in de PIM, automatisch waar dat kan. Denk aan datapools, ERP, leveranciersbestanden en Excel. Marketing legt er omschrijvingen en beelden bovenop. Daarna heeft de organisatie één systeem met de volledige, juiste productinformatie, en kan elk kanaal hetzelfde product tonen. Dat heet vaak het golden record: één versie van de waarheid.

Wat er in het dagelijkse werk verandert:

• Productcontent gaat er één keer in, via invoer of import.
• Opzoeken is een query op één systeem, niet een rondgang langs meerdere. Collega's stoppen met zoeken naar de laatste versie.
• Marketing, sales en logistiek werken vanuit hetzelfde, actuele record.
• Een wijziging gaat één keer naar elk kanaal, in plaats van per kanaal opnieuw.

2. Nauwkeurigere productdata

Foute productdata kost geld. De klant stuurt een product terug, support beantwoordt een vraag die de pagina had moeten beantwoorden, een marktplaats weigert de listing. Een PIM vermindert die fouten op vier manieren:

• Eén formaat en één classificatie. Alle productinformatie staat in dezelfde structuur, dus hetzelfde product wordt niet meer op drie manieren vastgelegd.
• Validatie vóór publicatie. De PIM toetst data aan kwaliteitsregels en markeert of houdt records tegen die ze niet halen. Publicatie is compleet, omdat onvolledige records niet naar buiten gaan.
• Versiebeheer. Wijzigingen worden bijgehouden. Je ziet wie wat veranderde en zet zo nodig terug.
• Metadata en relaties. Duidelijke categorieën en attributen maken producten vindbaar en houden de juiste details bij elk artikel.

Voor de klant betekenen kloppende maten, kleuren en specificaties een geïnformeerde aankoop. Er komt minder retour, telefoon en e-mail worden stiller, en de klant heeft een reden om terug te komen.

3. Minder handwerk in het productdataproces

Het productdataproces is de plek waar tijd en fouten weglekken. Meestal maken en onderhouden meerdere mensen de productinformatie. Dat levert verschillende formaten en verschillende processen op. Een PIM trekt die in één proces. In de praktijk:

• Automatiseert hij het repeterende werk: imports, kanaalexports en het voorvullen van nieuwe producten.
• Maakt hij de status van de data zichtbaar, zodat iedereen vóór een lancering ziet wat er ontbreekt.
• Geeft hij teams een gedeelde werkplek, met een eenduidige workflow.
• Voorkomt hij dat dezelfde informatie twee keer wordt bijgehouden.

Dat verlaagt ook de kosten. Marketing, fotografie, DTP, product owners en datamanagers doen hun deel van het product in hetzelfde systeem, in plaats van bestanden rond te sturen. Fouten komen sneller boven, en de uren die in kopiëren en corrigeren gingen, gaan naar werk dat het assortiment beter maakt.

De PIM sluit ook aan op de rest van de stack. Gekoppeld aan ERP en voorraad ontvangt hij de operationele data (SKU, prijs, voorraad) en legt hij de commerciële content erbovenop. Waar het ene systeem ophoudt en het andere begint, lees je in waar ERP stopt en PIM begint.

4. Hetzelfde product op elk kanaal

Klanten wisselen tussen je webshop, marktplaatsen, social media en winkels. Een PIM houdt het product gelijk, waar ze het ook tegenkomen.

• Consistente productinformatie. Minder mismatches: een artikelnaam die in de webshop anders is dan in de backoffice, of prijzen die niet overal gelijk zijn.
• Regie per kanaal. Jij kiest welke informatie op welk kanaal staat, en het assortiment kan per kanaal verschillen.
• Marktplaatsen en feeds. XML-feeds naar marktplaatsen zoals Google Shopping en Amazon zijn rechttoe rechtaan, inclusief verplichte waarden zoals GTIN / EAN en MPN (manufacturer part number). Publiceren naar marktplaatsen, datapools en webshops blijft overzichtelijk.
• Gerichte campagnes. Met gedetailleerde attributen segmenteren marketeers producten en doelgroepen, bijvoorbeeld duurzame producten voor kopers die daarop filteren.
• Analyse. Verkoopdata gekoppeld aan productinformatie laat zien welke artikelen op welk kanaal presteren.

Marketing heeft complete productinformatie nodig om een product, nieuw of bestaand, in de markt te zetten, en in een PIM zet elke betrokken afdeling haar deel erin: specificaties, video's en beelden. Sales heeft er net zo veel aan. Accountmanagers zien de actuele productinformatie, dus prospects en klanten krijgen geen oude of foute versie. Eén bron is makkelijk te openen en te delen, en dat verkort de salescyclus.

5. Hogere conversie en minder retouren in e-commerce

Op een digitaal kanaal bepaalt productcontent of het assortiment gevonden wordt en of een bezoek een order wordt. Wie voor de aankoop research doet, koopt eerder bij een verkoper met een volledige productweergave online.

• Rijke productcontent. Een PIM houdt voor elk product beelden, uitgebreide omschrijvingen en specificaties bij.
• Zoeken. Betere namen, omschrijvingen en specificaties zijn waarmee zoekmachines en de zoekfunctie op je site het product vinden. Zoekmachineoptimalisatie hoort bij het PIM-werk, en betere productinformatie brengt meer verkeer en een hogere conversie.
• Cross-selling en up-selling. Relaties tussen producten in de PIM drijven cross-sell en upsell, zodat een order meer regels krijgt.
• Minder retouren. Content waarmee de klant het juiste artikel kiest, betekent minder retouren en minder klachten na een verkeerde keuze.
• Snellere updates. Een wijziging in de PIM bereikt elk gekoppeld platform, dus nieuwe producten en prijswijzigingen staan eerder live.

Een PIM maakt ook een breder en dieper assortiment mogelijk. Een ordelijke categorisatie laat ruimte om uit te breiden, en met complete data verkoop je een groot aantal producten zonder het overzicht te verliezen. Langzame lopers, de longtail, hoeven niet allemaal op voorraad: dropshipment werkt als de productinformatie klopt en de leverancier snel levert.

6. Snellere time-to-market

Elke fase in het leven van een product, van ontwikkeling en lancering via groei en volwassenheid tot uitfasering, vraagt andere informatie. Een PIM geeft die informatie één thuis.

• Sneller lanceren. Met workflows in de PIM staat een nieuw product eerder online, met de productinformatie die het nodig heeft.
• Nieuwe producten en SKU-alternatieven. Maatwerk heeft een plek. Informatie wordt hergebruikt in plaats van herschreven, en wat wijzigt, wordt bijgewerkt zonder een tweede kopie ernaast.
• Reageren op verandering. Vraagt de markt of klantfeedback om een aanpassing, dan wijzig je het record één keer en gaat het naar elk kanaal.
• Leren van prestaties. Verkooptrends en klantfeedback per product helpen beslissen wat je verbetert en wat je uitfaseert.

Technische productdata start meestal eerder, in PLM. Hoe de twee systemen het werk verdelen, lees je in PLM- en PIM-integratie.

7. Product en media in één beeld

Een PIM beheert productdata. Een DAM (digital asset management-systeem) beheert rijke media: beelden, video's en documenten. Gekoppeld leveren ze dit op:

• Eén beeld van product en media. Teams zien productdata en de bijbehorende beelden, video's en documenten in één interface, zonder tussen systemen te wisselen.
• Consistente branding. Elk kanaal gebruikt de laatste goedgekeurde beelden bij de laatste content.
• Snellere lanceringen. Productinformatie en de bijbehorende media worden samen voorbereid, dus campagnes en lanceringen wachten niet op het een of het ander.
• Betere productpagina's. Goed geordende data naast goede beelden of instructievideo's helpt de klant kiezen.

Het verschil tussen de twee systemen, en wanneer je ze allebei nodig hebt, staat in wat zijn DAM- en PIM-systemen.

8. Betere samenwerking met leveranciers en partners

Nauwkeurigheid telt ook buiten het bedrijf. Leveranciers en afnemers die één versie van de productinformatie delen, in een formaat dat past, werken vanuit hetzelfde record. Foute data die door de keten gaat, is hoe die relaties beschadigen.

• Leveranciersdata komt één keer binnen. De producent levert vaak de artikelinformatie. Rijke informatie komt ook uit datapools met miljoenen producten, zoals GS1 Data Source, Icecat en 2BA. Wijzigt de leverancier iets, dan werkt de PIM bij.
• Partners starten vanuit dezelfde bron. Een nieuw verkoopkanaal, een nieuwe salespartner of een affiliate begint bij het record dat je al bijhoudt, zonder apart samenstelwerk.
• Nieuwe markten gaan open. Als productinformatie niet meer bij elke overdracht met de hand gematcht hoeft te worden, wordt de productoverdracht korter en krimpt de ketenvertraging die slechte matching veroorzaakt. Dat maakt markten buiten je thuismarkt makkelijker te bedienen.

9. Ruimte om te groeien zonder extra mensen

Een PIM is de centrale productbron waar andere systemen mee praten en op één lijn mee blijven. Je kunt kanalen, markten en systemen toevoegen zonder per extra systeem een nieuwe beheerder aan te nemen, omdat de schaal in de PIM zit en niet in extra mensen.

De meeste PIM's worden als cloudsoftware verkocht, en dat helpt daarbij:

• Schaalbaarheid. Nieuwe productlijnen, nieuwe markten en meer gebruikers vragen geen nieuwe servers.
• Samenwerken. Teams op verschillende locaties werken tegelijk aan dezelfde productrecords.
• Kosten. Een abonnement vervangt grote investeringen vooraf in hardware en on-premise onderhoud. Wat een PIM per niveau kost, staat in PIM-kosten vergeleken.
• Beveiliging. Cloudaanbieders investeren in beveiliging die je data beschermt tegen onbevoegde toegang.
• Updates en onderhoud. De leverancier regelt de updates, dus je krijgt nieuwe functies zonder upgradeproject.

Open source PIM is de andere route, als flexibiliteit en controle zwaarder wegen dan een kant-en-klaar pakket. Je betaalt meestal geen licentie maar wel implementatie en support, je vormt het datamodel, de workflows en de integraties naar je processen, en je bepaalt zelf wanneer updates erin gaan. De opties staan in open source PIM vergeleken.

10. Regie over wie wat wijzigt

Een gedeeld record heeft regels nodig, en een PIM is de plek waar die staan.

• Rollen en rechten. Toegangsrechten bepalen wie welke attributen mag wijzigen, ook bij gevoelige data.
• Een audittrail. Versiebeheer laat zien wie wat wanneer wijzigde, en je draait een foute wijziging terug.
• Compliance bij het record. Compliance-informatie is makkelijker bij te houden als die bij de rest van het productrecord staat, en validatieregels houden onvolledige records tegen.

Data-governance-teams die compliance moeten volgen en halen, krijgen één plek om dat te doen. Meer daarover in governance van productinformatie.

Wie het meest aan een PIM heeft

Groothandels en retailers hebben meestal als eerste een eigen PIM. Producenten en merkeigenaren zijn later ook centraal gaan beheren. Het patroon: veel productdata, van verschillende partijen, waar centralisatie loont. Hetzelfde geldt bij veel producten, gebruikers, kanalen en klantsegmenten, bij verkoop in meerdere landen, bij complexe producten en bij data die synchroon moet blijven met externe platforms.

De producent levert vaak de artikelinformatie. Groothandel en retailer voegen eigen producten toe en de details die hun klanten nodig hebben, en publiceren naar de webshop en de andere kanalen.

Binnen die bedrijven merken deze mensen het als eerste: marketeers die één productervaring over alle kanalen moeten neerzetten, retailers en merken die de relatie met leveranciers schoner willen, e-commercemanagers die al zien dat de kwaliteit van productdata de online verkoop beweegt, en data-governance-teams die compliance moeten volgen en halen. Een langer antwoord staat in wie heeft een PIM-oplossing nodig.

Zo haal je de voordelen

De voordelen hangen af van een systeem dat past, en van de manier waarop de organisatie ermee werkt.

1. Breng je eisen in kaart

   Bedrijfsgrootte, branchespecifieke functies (retail, productie, groothandel) en hoe de PIM moet koppelen met e-commerce, ERP en andere systemen.

2. Kijk naar de ervaring van de leverancier

   Klantreferenties, gedocumenteerde cases en ervaring in jouw sector.

3. Kijk naar de functies die je gaat gebruiken

   Een werkbare interface, datavalidatie, bulkbewerking, rapportage en toegangsrechten voor gevoelige data.

4. Plan op groei

   Kun je functies toevoegen als je groeit, en hoe lastig is het om de data te migreren als je later overstapt?

5. Test voordat je tekent

   Vraag een demo of proefperiode, en laat het team dat ermee gaat werken het systeem testen voordat je tekent. Chris Jobse, medeoprichter van PIMvendors: "De beste manier om te weten of een PIM-leverancier bij je past, is vooraf zelf ervaring opdoen."

6. Regel support, training en de manier van werken

   Controleer de supportkanalen, de documentatie en het trainingsmateriaal voor de onboarding. Spreek daarna af hoe de organisatie met de PIM werkt, inclusief wie welke data beheert.

Product data management en master data management (PDM en MDM) liggen ernaast, maar zijn iets anders. Die registreren nieuwe productontwikkelingen en masterdata: het middelpunt is maken en opslaan, niet bewerken en verkopen. Zie wat is PDM en de basisprincipes van MDM.

Staan de records op orde, dan optimaliseer je van daaruit de vindbaarheid en de vraag of het product verkocht kan worden. Goed ingericht zit de winst in tactiek, operatie en strategie. Voor sommige organisaties is een centrale PIM een voorwaarde om door te kunnen draaien. De volledige selectiemethode staat in hoe kies je de juiste PIM, en de businesscase in cijfers in PIM-kosten en ROI.

Hoe je verder gaat

Beide tools zijn gratis en onafhankelijk van welke vendor dan ook.

Twijfel je of je een PIM nodig hebt?

Een korte check die laat zien of een dedicated PIM je catalogus helpt, of dat spreadsheets en ERP het nog prima doen.

Check of een PIM past

Klaar om vendors te vergelijken?

Beantwoord vragen over je schaal, sector en harde eisen en krijg een gerangschikte shortlist.

Stel mijn vendor-shortlist samen